A matriz NINE BOX ou 9 BOX (“nove caixas”) é uma ferramenta bastante conhecida para gestão de talentos (tomada de decisões sobre as pessoas como promoções, desligamentos, necessidades de treinamentos, etc) e planejamento sucessório nas organizações.
Por exemplo, colaboradores que trabalham muito bem e se saem bem em suas funções, mas têm pouco potencial de crescimento, são ótimos para ter em sua equipe, assim como os colaboradores que têm um bom desempenho e grande potencial de crescimento.
Por outro lado, colaboradores que não desempenham bem suas funções e não possuem potencial de crescimento exigirão muita atenção da gestão e é possível que não melhorem.
Os gestores precisam usar uma abordagem diferente nesse caso. A matriz NINE BOX (9 BOX) fornece essa estrutura que ajuda a gerenciar e acompanhar todos os colaboradores de uma empresa.
Neste guia completo do profissional de RH explicarei cada uma das caixas da matriz NINE BOX, os passos do plano de ação para a gestão de talentos em cada uma das diferentes categorias e caixas e, por fim, como podemos usar a estrutura da matriz para gerar relatórios de nível avançado no Excel.
Devido a sua popularidade no mundo corporativo, cabe lembrar que cada organização deve adotar práticas de gestão que tenham a ver com a cultura organizacional atual ou desejada. Copiar um modelo e implantá-lo quase nunca funciona.
Verifique o contexto da sua empresa, entenda o que está sendo pedido e só depois recomende uma prática. Lembre que, por mais inovadoras e populares que sejam as práticas adotadas, nada supera a percepção do gestor e da área de Recursos Humanos quando fazem um bom acompanhamento e se preocupam com o desenvolvimento dos avaliados.
Então, vamos conhecer mais sobre o modelo NINE BOX!
Tópicos
- 9 BOX o que é
- Como criar uma matriz NINE BOX (9 BOX)
- A matriz NINE BOX (9 BOX) detalhada
- Gestão de talentos usando a matriz NINE BOX (9 BOX)
- Planejamento sucessório usando a matriz NINE BOX (9 BOX)
- Modelo da matriz NINE BOX (9 BOX) em Excel
- Críticas ao modelo da matriz NINE BOX (9 BOX)
- Dicas de como usar a matriz NINE BOX (9 BOX)
- Plano de Desenvolvimento Individual o que é
- Resumo
- Perguntas frequentes
9 BOX O QUE É
A metodologia da matriz NINE BOX foi criada pela renomada consultoria McKinsey nos anos 70 para auxiliar a General Electric a priorizar os investimentos dentre as suas centenas de unidades de negócios.
Algumas unidades de negócios apresentavam ótimo desempenho e mereciam receber aumento nos investimentos, outras mereciam ser simplesmente mantidas e outras ainda precisavam ser desativadas, pois não havia mais interesse para mantê-lo operacional.
Ao colocar as informações de cada unidade de negócios e plotando na matriz, ficou muito mais fácil ter uma visão analítica auxiliando as tomadas de decisões.
Como uma ferramenta visual, analítica e de fácil acesso, a matriz 9 box serve para determinar quem são os colaboradores que precisam ser promovidos, desligados ou treinados.
A matriz NINE BOX (9 Box) é uma ferramenta de gestão de talentos na qual os colaboradores são alocados em nove grupos diferentes a partir de sua avaliação em duas dimensões: desempenho atual versus potencial futuro.
Assim é possível identificar os extremos, ou seja, por um lado os melhores profissionais (alto desempenho atual e alto potencial de crescimento) e, por outro, os profissionais que mais preocupam a organização (baixo desempenho e potencial).
Ao mesmo tempo, temos todas as outras diferentes combinações desempenho x potencial entre estes 2 extremos.
Obviamente a idéia é que a classificação de cada colaborador nas 2 dimensões seja baseada em dados objetivos e sem vieses subjetivos o tanto quanto possível, de forma a minimizar eventuais distorções que percepções e preferencias pessoais dos gestores envolvidos na avaliação provoquem distorções na classificação dos colaboradores nas duas dimensões.
A gestão de talentos é uma das etapas do ciclo de vida do RH. Para conhecer o ciclo completo clique aqui em nosso artigo “O Ciclo de Vida do RH: Um Guia Completo”.
Ao avaliar o desempenho do colaborador o gestor geralmente considera 2 aspectos:
Primeiro, quão bom é o desempenho atual do colaborador e, segundo, quão bem é provável que seja o desempenho do colaborador no futuro (ou seja, seu potencial).
Por exemplo, colaboradores que trabalham duro e tem um bom desempenho na função atual, mas que porém têm pouco potencial de crescimento são ótimos para se ter em uma equipe da mesma forma como as estrelas do time, que são os colaboradores com ótimo desempenho e grande potencial.
Por outro lado, colaboradores de baixo desempenho e com baixo potencial demandam muita supervisão da gestão e é pouco provável que cresçam na função. Esse tipo de colaborador demanda uma abordagem diferente.
A matriz NINE BOX fornece uma estrutura que ajuda na gestão de todos os colaboradores da organização.
Nas próximas seções iremos explorar melhor como podemos avaliar desempenho e potencial neste modelo.
Depois disso explicarei como a matriz NINE BOX pode ser usada como ferramenta para gestão de desempenho.
MATRIZ NINE BOX
COMO CRIAR UMA MATRIZ NINE BOX (9 BOX)
Podemos criar uma matriz NINE BOX através de 3 passos: Avaliação de Desempenho, Avaliação de Potencial, e Combinando Desempenho e Potencial.
Passo 1. Avaliação de Desempenho
O modelo NINE BOX consiste de três categorias de desempenho: baixo, médio e alto.
Durante a avaliação de desempenho, os colaboradores são pontuados de acordo com estas categorias.
Existem muitas formas diferentes de atribuir a pontuação pelo desempenho e cada organização tem suas particularidades.
Como exemplo, propomos a seguinte estrutura:
- Baixo Desempenho: o colaborador não atende os requisitos da função e não consegue atingir seus objetivos individuais.
- Médio Desempenho: o colaborador atende parcialmente tanto os requisitos da função quanto seus objetivos individuais.
- Alto Desempenho: o colaborador satisfaz plenamente tanto os requisitos da função quanto seus objetivos individuais.
A vantagem desta abordagem é que ela se baseia e segue rigorosamente os requisitos do cargo tal como definidos na estrutura de cargos da organização e também se relaciona com os objetivos individuais do colaborador.
Algumas organizações podem ter estruturas de cargo menos definidas e preferir trabalhar mais com objetivos pessoais. Nesse caso pode-se atribuir um peso maior para a avaliação do atingimento dos objetivos.
Alguns autores sugerem o uso de uma escala de quatro pontos.
Gerentes usualmente não gostam de dar feedback negativo.
Uma escala de três pontos torna muito fácil para um gerente posicionar um colaborador na categoria “médio desempenho” apesar do fato de que essa pessoa deveria ter sido enquadrada como “baixo desempenho”.
Uma escala de quatro pontos força o gestor a fazer uma escolha mais precisa (acima ou abaixo da média), ou seja, força-o a “não ficar em cima do muro” em relação a um determinado colaborador.
Passo 2. Avaliação de Potencial
O outro eixo da matriz NINE BOX é o do potencial.
O potencial também deve ser pontuado durante a avaliação do desempenho e na maioria das organizações se encaixa nas seguintes categorias.
- Baixo potencial | trabalhando no máximo potencial: O colaborador está trabalhando em seu potencial máximo e não se espera que ele melhore, seja porque está em sua capacidade máxima ou em função de falta de motivação.
- Médio potencial | desenvolvimento na função atual. O colaborador tem potencial para se desenvolver ainda mais na função atual. Isto pode ser conseguido tanto em função de desempenho quanto de especialização.
- Alto potencial | elegível para promoção. O colaborador está elegível para promoção, seja imediatamente ou dentro de um prazo de dois a três anos.
A vantagem de dizer que o colaborador está em seu “máximo potencial” ao invés de dizer que a pessoa “tem baixo potencial” é que a primeira forma é menos desmotivadora.
Na prática, queremos que as pessoas tenham mentalidade de crescimento e consigam fazer uma associação entre esforço adicional e melhora no desempenho.
Então, isto certamente exige um certo tato por parte do gestor ao fazer este tipo de comunicação com o colaborador.
Em função disto algumas empresas preferem não comunicar a pontuação de potencial para os colaboradores, ou seja, para não criar expectativas sejam negativas ou positivas.
Da mesma forma também em relação aos colaboradores elegíveis para promoção.
Os gestores devem ser cuidadosos em relação a como essa avaliação de potencial é comunicada em função de que pode não existir nenhuma vaga de nível superior para que a promoção possa acontecer.
Existe alguma correlação entre desempenho e potencial, mas existem casos em que uma pessoa avaliada atualmente com baixo desempenho possa ser elegível para uma promoção em 2 ou 3 anos.
Por exemplo, o caso de um trainee de um programa gerencial, recém-saído da faculdade.
Essa pessoa tem uma alta pontuação em testes de capacidade mas muito pouca experiência no trabalho.
Ela pode ter baixo desempenho no momento, mas têm um potencial tão grande que se espera que ela cresça suficientemente rápido para ser elegível a uma promoção em 2 ou 3 anos.
Algumas empresas dividem elegibilidade para promoção e potencial como duas métricas distintas, onde potencial é a possibilidade de crescimento do colaborador e o tempo até à próxima promoção é um indicador sobre quando a pessoa estará pronta para ser promovida.
Passo 3. Combinando Desempenho e Potencial
O passo seguinte é plotar desempenho e potencial em uma matriz 3×3, resultando na matriz NINE BOX.
A beleza deste modelo é que podemos usar diferentes técnicas de gestão de talentos para os casos de cada uma das diferentes caixas da matriz.
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Então, a empresa posiciona os colaboradores dentro de um dos quadros da matriz 9 box.
Para ajudar nessa classificação, geralmente é feita uma avaliação de desempenho ou de competências.
Um dos eixos da matriz é um eixo de entrega / resultado.
O outro eixo é o de avaliação de competências.
O passo seguinte é realização da calibragem, analisando e comparando os colaboradores em cada quadrante, os gestores e RH devem debater e chegar a um acordo no posicionamento de cada um dos colaboradores na caixa mais adequada.
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A MATRIZ NINE BOX (9 BOX) DETALHADA
Vamos entender as diferentes categorias da matriz NINE BOX passo-a-passo para ver como as políticas de gestão de talentos diferem em cada caso.
MÁS CONTRATAÇÕES
MATRIZ NINE BOX
No canto inferior esquerdo da matriz NINE BOX estão localizados os colaboradores com baixa pontuação tanto em desempenho quanto em potencial.
Existem denominações diferentes para eles, como talento de risco, má contratação, e icebergs.
Alguns chegam até mesmo a rotulá-los como “insuficientes” ou “indesejados”, que precisam de ser “demitidos imediatamente”.
Eu prefiro o termo “más contratações”.
Em primeiro lugar estas pessoas não deveriam ter sido contratadas mas, uma vez que foram, é necessário lidar com elas de forma rápida mas que seja também justa.
Se essas más contratações permanecerem na empresa por tempo além do que seria desejável elas irão se tornar ‘icebergs’ ameaçando a viabilidade da sua organização, ou seja, um grande obstáculo com o qual a organização se depara e não consegue avançar.
Isto acontece em função de que o investimento nestes colaboradores significa desperdício de tempo, dinheiro e consumo de outros recursos que poderiam ser investidos em colaboradores com maior potencial de crescimento.
Sua qualidade de trabalho também define padrões mais baixos para seus pares, que passarão mais tempo fazendo retrabalho ou consertando o trabalho ao invés de agregar valor para a organização.
Plano de ação
- Identificar barreiras pessoais que possam ser causas do baixo desempenho e falta de crescimento. Apesar disso, tenha cuidado para não investir excessivamente nestas pessoas para não ser injusto com outros colaboradores que têm melhor desempenho.
- Converse com o indivíduo para ver se existe alguma outra função mais apropriada na organização onde suas competências possam ser melhor aproveitadas, ou seja, tente realocar esta pessoa para uma outra função em que ela possa contribuir mais e melhor.
- Se as alternativas anteriores não funcionarem rápido você deveria criar um plano de saída onde possa ajudar a pessoa a encontrar um papel mais adequado às suas competências, fora da organização.
Se as más contratações forem algo comum em sua organização você tem que revisar e mudar os processos de aquisição de talentos e de seleção.
PARA CIMA OU PARA FORA
MATRIZ NINE BOX
A categoria seguinte na matriz NINE BOX é a categoria para cima ou para fora.
Ela considera os colaboradores de desempenho médio e potencial baixo (eficazes) e os de desempenho baixo e potencial médio (questionáveis).
Os “eficazes” tem desempenho médio mas fazem um trabalho bom o suficiente para não serem demitidos.
Isto os torna um desafio para a organização.
Eles tem baixo potencial e por isso investir tempo e dinheiro neles não se justifica.
A melhor abordagem para os colaboradores que se encaixam nesta categoria é criar um plano de desenvolvimento individual.
Com a criação deste plano você deixa claro que o desempenho está abaixo da expectativa, ajuda-os a entender as áreas de melhoria e oferece a oportunidade de trabalharem nestas áreas.
Se esta abordagem não funcionar e eles não estiverem evoluindo na direção do grupo de alto desempenho você terá que tomar uma decisão difícil: para cima ou para fora.
Os questionáveis têm algum potencial para serem ótimos colaboradores mas não estão apresentando um desempenho satisfatório.
A questão aqui é porque eles não estão “performando”.
Neste caso você tem que realizar o mesmo processo mencionado anteriormente e tentar identificar a causa do desempenho ruim.
Eles são recém contratados e tiveram uma integração ruim ou talvez não entenderam o que se espera deles?
Como uma ação gerencial você pode colocá-los em um processo de coaching com pares ou algum programa de mentoring.
Se isto não funcionar e eles não evoluírem para uma categoria superior de desempenho você terá que tomar uma decisão difícil.
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Plano de ação
- Crie um plano de desenvolvimento individual revisando as barreiras pessoais e competências necessárias para a função que precisam ser trabalhadas pelo colaborador. Estabeleça expectativas mensuráveis e defina claramente o que se entende por bom desempenho. Os colaboradores devem entender claramente o que se espera deles.
- Monitore todos os meses e avalie o progresso do plano. Sempre documente bem essas conversas com os colaboradores porque isso vai te ajudar a tomar uma decisão melhor e é provável que o colaborador se beneficie com um plano de desenvolvimento estruturado e feedback.
- Se o desempenho não melhorar em um período de 6 meses a 1 ano você deve criar um plano de saída onde possa ajudar a pessoa a encontrar uma função que melhor se adeque às suas necessidades, fora da sua organização.
ENIGMAS e COMPROMETIDOS
MATRIZ NINE BOX
No canto superior esquerdo e no canto inferior direito temos os colaboradores que se destacam em apenas uma das dimensões do NINE BOX.
Os comprometidos são os colaboradores de alto desempenho e baixo potencial de crescimento.
Estes são os colaboradores que você tem que cuidar na sua organização, eles tem bom desempenho e uma boa mentalidade para o trabalho.
Apesar disso, não têm muito potencial de crescimento.
Isto significa que você tem que mantê-los felizes e recompensá-los, mas cuidado para não exagerar na recompensa pois isso pode criar uma “zona de conforto”, o que é altamente indesejável.
Nessa situação as pessoas permanecem confortáveis em seus papéis e não tem qualquer incentivo para mudar de emprego e continuarem se desenvolvendo, o que as torna suscetíveis de serem impactadas pela crescente automatização de processos.
A dificuldade com os comprometidos é que no mundo atual seu trabalho está fadado a mudar em algum momento e pode ser que eles não sejam capazes de se adaptar e crescer em suas funções.
Imagine uma pessoa que era ótima em seu trabalho nos anos 90 mas que não queria aprender a trabalhar com computador… Alguns diriam que ter uma mentalidade de crescimento é fundamental para ser um bom colaborador no mundo atual… e eles tem razão!
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Além disso, não promova estas pessoas a funções com responsabilidades excessivas.
Isto resultaria no princípio de Peter, identificado primeiramente pelo Dr. Laurence J. Peter, que diz que “todo colaborador tende a subir até o seu nível de incompetência”.
Se alguém tem bom desempenho mas baixo potencial de crescimento, mantenha-o feliz na sua função atual.
Plano de ação
- Mantenha os comprometidos felizes
- Analise como o trabalho deles mudará no futuro e os ajude a se preparar na medida do possível.
- Aumente seus salários nominalmente mas tenha cuidado com aumentos excessivos. Não promova.
Os questionáveis são os que estão no outro extremo do espectro.
Esses são colaboradores que tem elevado potencial mas baixo desempenho.
Um exemplo nesse grupo poderia ser um trainee de gerência de uma faculdade renomada.
Eles ainda não aprenderam o caminho das pedras, mas são bastante ambiciosos.
O fundamental aqui é acompanhar continuamente o desempenho. Eles tem que crescer e melhorar rapidamente.
Plano de ação
- Dê tempo para se desenvolverem, mas controle seu desempenho. Não busque somente melhorias, mas também um desempenho consistente e sólido. Tenha sempre em mente que é fácil melhorar quando o desempenho é ruim. Se o potencial é alto, eles devem ser capazes de desempenhar de um nível médio a alto em um período de seis a doze meses.
- Deixe claras suas expectativas em relação à função atual para que saibam o que se espera.
- Comunique que acredita no potencial deles, mas que também devem melhorar o desempenho atual.
- Se ainda tiverem baixo desempenho depois de um ano, você deve criar um plano de saída onde ajude a pessoa a encontrar um trabalho que melhor se adapte às suas capacidades, fora da sua organização.
ESTRELAS DO FUTURO
MATRIZ NINE BOX
Chamamos os três grupos seguintes de “estrelas do futuro”.
Eles já fazem parte do cerne da sua força de trabalho ao mesmo tempo que têm potencial para crescer para posições mais altas.
O grupo dos altos potenciais têm pontuação elevada em potencial e média em desempenho.
Geralmente isso se deve ao fato de que ainda não tiveram tempo suficiente para crescer completamente na função.
A prioridade aqui é movê-los para a direita na matriz NINE BOX para chegarem no canto superior direito, de alto potencial e desempenho.
A abordagem e o plano de ação são similares às do grupo dos mantenedores.
Os seus mantenedores são os que são os colaboradores confiáveis e que também têm potencial para crescer ainda mais nas suas funções atuais.
A principal prioridade da gestão de desempenho destas pessoas é trazê-las para a direita na matriz NINE BOX, onde tenham alta pontuação na dimensão de desempenho.
Os passos aqui são similares aos dos altos potenciais.
Plano de ação
- Garantir que as expectativas e os requisitos da função sejam claros.
- Dar o tempo necessário para os colaboradores de nível júnior desenvolverem seu desempenho até o nível mais alto.
- Elogiar consistentemente as realizações, o bom desempenho e as iniciativas que ajudam a evoluir no sentido dos objetivos organizacionais. Além disso, monitore seu desempenho e tenha conversas regulares para garantir que ainda estão contentes na função.
- Promova a exposição deles a desafios de rodízio de funções para expô-los a outras experiências que ajudarão a ter um melhor desempenho ou ampliação de escopo, agregando atividades que sejam um bom encaixe.
- Capacite-os via coaching com um colaborador de alto desempenho ou através de coaching profissional para resolver questões pessoais ou profissionais que possam estar impedindo seu crescimento (barreiras de desempenho).
- Proporcione treinamento a estes profissionais e oportunidades de aprendizagem no trabalho que os ajudem a aperfeiçoar as competências em que já são bons ou melhorar o nível das competências que estão impedindo-os de atuar em um patamar superior.
Os colaboradores de alto desempenho já estão bem.
Eles contribuem para a organização, então a estratégia-chave aqui é mantê-los felizes e engajados, garantindo simultaneamente que estarão à altura do trabalho não só agora mas também no futuro.
Se o alto desempenho for ambicioso e estiver buscando subir na organização você vai querer que ele aumente o seu potencial através de diferentes ações.
Plano de ação
- Manter feliz e engajado o alto desempenho. Converse regularmente com ele e reconheça o trabalho que faz.
- Nem todos precisam ser estrelas. Se o seu alto desempenho está contente na função atual e não quer uma promoção ou uma responsabilidade extra, isso já é um ótimo resultado. Não é viável promover toda a organização em poucos anos, por esse motivo esse pode ser um resultado desejável.
- Dê-lhes tempo para crescer. Se alguém ainda não estiver em seu pleno potencial isso pode significar que essa pessoa precisa crescer mais na função atual antes de poder passar para o próximo nível.
- Tire proveito de técnicas como rodízio de função e dê-lhe tarefas desafiadoras para expô-lo às diferentes partes do negócio. Isto irá construir seu entendimento do negócio e prepará-lo para atuar em um papel de liderança mais amplo.
- Encontre mentores que possam ajudá-lo a crescer e a conquistar suas ambições e proporcionar oportunidades de treinamento e desenvolvimento.
ESTRELAS
MATRIZ NINE BOX
As estrelas são os os colaboradores de alto desempenho que também tem capacidade para assumir novas funções.
Eles são os melhores jogadores do time e também os colaboradores mais valiosos.
Eles também tem um papel crucial no planejamento sucessório.
Plano de ação
- Dê tarefas desafiadoras para as estrelas – elas são os colaboradores com maior probabilidade de conseguir executá-las com sucesso. Como exemplos podemos ter projetos internos importantes, projetos de reversão de resultados de unidades de negócio (“turnaround”) ou mais oportunidades externas em startups ou em spin-offs.
- Faça reuniões com eles regularmente e avalie se ainda estão contentes em suas funções atuais. Busque identificar antecipadamente possíveis sinais de insatisfação. Elogie-os com generosidade e busque fazer com que se sintam reconhecidos pelas contribuições que fazem para a empresa.
- Forneça mentoria com profissionais mais seniores na organização.
- Crie oportunidades de networking com outras estrelas e com profissionais de nível senior da organização. Estas oportunidades ajudam a construir o networking entre os colaboradores de melhor desempenho e a liderança sênior da organização.
- Se eles tiverem interesse, papéis em conselhos e comissões externas podem motivá-los, melhorar seu perfil, proporcionar desafios interessantes e oportunidade de networking.
- Recompense-os e busque garantir que recebam uma remuneração competitiva. Esses colaboradores são os que mais contribuem para a organização e tem que ser recompensados de forma compatível.
A posição de Diretor(a) de RH ou CHRO (Chief HR Officer) é o topo da carreira do RH. Quer saber mais sobre o que é necessário para se tornar uma Diretora de RH? Clique aqui e leia nosso artigo “Carreira RH: Diretor(a) de RH.
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GESTÃO DE TALENTOS USANDO A MATRIZ NINE BOX (9 BOX)
Na seção anterior explicamos como a gestão de talentos pode ser feita através da matriz NINE BOX.
Uma das principais vantagens da matriz NINE BOX é que ela facilita as decisões de investimento em talentos.
Uma visão interessante para isso é o exemplo abaixo.
Uma empresa entende que seu orçamento total de gestão e desenvolvimento de talentos deve ser alocado conforme a posição da pessoa na matriz NINE BOX.
Se você tivesse que investir R$100, deveria dividi-lo entre as diferentes categorias de talento, conforme se vê na figura acima.
As más contratações, o grupo no canto inferior esquerdo da matriz, devem receber mínimo investimento ao passo que o grupo das estrelas, no canto superior direito, deve receber máximo investimento.
Isto também faz sentido do ponto de vista da alocação de recursos e da perspectiva estratégica da organização.
Como empresa, você prefere investir nos recursos humanos que proporcionam maior retorno e criam maior vantagem competitiva, como nos investimentos.
Investir em más contratações retira recursos dos bons e melhores desempenhos.
Isto quer dizer claramente que nem todos são iguais. Essa é uma mensagem que não é bem vista por alguns profissionais de RH.
Temos que aceitar que algumas pessoas se encaixam melhor do que outras na cultura da empresa e que nem todos são igualmente adequados para uma determinada função.
PLANEJAMENTO SUCESSÓRIO USANDO A MATRIZ NINE BOX (9 BOX)
Analogamente, a matriz NINE BOX também pode ser usada para o planejamento sucessório.
O planejamento sucessório deve focar nas estrelas, colaboradores de alto desempenho e alto potencial.
Estes colaboradores são literalmente “o futuro da organização”.
A matriz NINE BOX é uma ferramenta que ajuda na identificação dos talentos para a liderança.
O talento de liderança é preparado(a) para os altos cargos na organização através do desenvolvimento da liderança, coaching, mentoria, feedback 360 graus e outros métodos de feedback.
As estrelas são funcionários-chave na matriz de sucessão, que é o modelo onde são mapeados as funções críticas e os diferentes funcionários de alto nível são mapeados em termos da sua adequação para uma determinada posição.
Quando estas funções se tornam vagas significa que existe talento pronto e disponível para preenchê-las.
MODELO DA MATRIZ NINE BOX EM EXCEL
Geralmente tomamos uma base de dados de colaboradores e a colocamos em uma matriz de gestão de desempenho.
Embora seja um ótimo exercício para treinar suas habilidades em Excel, recomendamos que você use um software especializado em gestão de desempenho que tenha esta função integrada.
Apesar disso, no caso de relatórios de nível avançado, o Excel ainda pode ser uma boa ferramenta.
Nesta visão geral, você pode ver a base de dados dos colaboradores à esquerda contendo 3143 colaboradores e suas respectivas pontuações de potencial e desempenho.
A pivot table no canto inferior direito mostra a distribuição de desempenho-potencial e o gráfico de bolhas no canto superior direito mostra a distribuição com o tamanho das bolhas representando o tamanho da população.
Esta visualização em Excel possibilita uma representação visual adicional.
Por exemplo, se você fosse plotar o orçamento de treinamento e desenvolvimento na matriz NINE BOX e representasse o valor pela cor das bolhas, a visão geral seria similar à imagem abaixo.
MATRIZ DE DESEMPENHO NINE BOX
(cores mais escuras indicam maiores orçamentos de Treinamento e Desenvolvimento)
Como você pode ver, existem algumas discrepâncias na forma como o orçamento é alocado.
Colaboradores de baixo desempenho com médio potencial recebem mais orçamento (por pessoa) em comparação com colaboradores de baixo desempenho e elevado potencial. Deveria ser o contrário.
CRÍTICAS AO MODELO DA MATRIZ NINE BOX (9 BOX)
Embora a matriz NINE BOX proporcione uma forma clara para gestão de talento e desempenho, ela não está livre de críticas.
Sua maior limitação é, sem dúvida, o seu elo com a gestão de desempenho tradicional caracterizada pela classificação subjetiva do colaborador por parte do gestor, feita uma ou duas vezes por ano.
Muitas empresas, como a Accenture e a Deloitte, abandonaram as avaliações anuais de desempenho, optando, ao invés disso, pelo feedback contínuo.
Essa abordagem proporciona mais oportunidades para a melhoria de desempenho bem como mais pontos de dados para avaliar com o desempenho com maior precisão.
Recomendamos fortemente que você meça o desempenho usando a maior quantidade possível de dados.
Ciclos de feedback contínuo, da mesma forma como sistemas de definição de metas tais como “SMART” ou “OKRs” (Objetivos e resultados-chave) podem servir a um objetivo neste sentido.
Além disso, a transparência é fundamental.
Sem comunicação clara sobre o processo de gestão de talentos ele pode fracassar em seus objetivos e pode resultar em um sistema de classificação e demissão, onde colaboradores são classificados comparativamente uns contra os outros e os colaboradores no grupo mais baixo da classificação são demitidos.
Essa definitivamente não é a intenção da matriz NINE BOX.
Ao invés disso, a matriz NINE BOX deve ser usada para desenvolver e crescer os talentos e então através de seus talentos a organização pode construir vantagens competitivas sustentáveis.
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DICAS DE COMO USAR A MATRIZ NINE BOX (9 BOX)
A matriz Nine Box tem maior eficácia quando usada por um time, incluindo um facilitador com experiência nesse trabalho. Essa pessoa experiente pode ser alguém da área de Recursos Humanos ou um colaborador responsável pela construção de lideranças e / ou planejamento sucessório.
É importante explicar a Matriz e o processo para toda o time e validar o aprendizado. É natural que no começo vocês “patinem” um pouco, encontrem alguns receios. É importante deixar bastante claro a todos a importância do Nine Box.
Muito importante saber desde o início qual será o modelo de competência de liderança que será utilizado, bem como as regras para análise de potenciais específicos.
Defina um parâmetro
Inicialmente identifique o colaborador de maior potencial e desempenho na Matriz. Geralmente existe pouca discussão sobre esse perfil. O importante é ter um racional muito claro sobre porque dessa excelente avaliação.
Muito importante ficar claro porque ele foi o escolhido e todos do time devem comentar, com capricho. As conversas tem valor relevante.
Dessa forma vocês terão um ponto de referência (parâmetro) para comparar o desempenho e potencial dos outros colaboradores. Se acontecer divergências nas análises, é importante questionar o gerente que definiu o colaborador de máximo potencial e desempenho, se ele quer alterar sua decisão baseado nas demais interpretações. Geralmente eles aceitam a modificação, mas se não fizerem a alteração, siga em frente. Se precisar, altere o nome até que você defina o benchmark.
A partir desse momento você pode começar a inserir os demais nomes nas caixas mais adequadas da Nine Box.
Ao longo do trabalho, movimente para as demais caixas das extremidades e, assim por diante.
Feito isso, o time passa então a discutir planos de desenvolvimento para cada líder.
Planejamento de sucessão
Para o planejamento de sucessão, a atenção principal deve ser nas caixas de canto superior direito, onde estão os colaboradores com maior desempenho e potencial (colaboradores de alto potencial).
A qualidade da avaliação do desempenho e do potencial melhora com múltiplos pontos de informação. O gestor em muitos casos possui pontos cegos com seus colaboradores e não sabe entende como são observador por outras pessoas.
Essas conversas do time podem então colaborar com diferentes pontos de vista e achar líderes potenciais não observados antes.
Trabalho em time
Existe uma norma essencial para qualquer reunião de gerenciamento de talentos: Todos do time são coletivamente responsáveis pela criação de uma empresa solidificada. Precisamos ser verdadeiros, ouvir a todos e colaborar no desenvolvimento de todos”.
Em uma empresa funcional ou segmentada, o desenvolvimento de talentos é muitas vezes uma das poucas coisas que uma equipe de gerenciamento pode realmente trabalhar em conjunto.
O Nine Box funciona como uma avaliação das necessidades da organização para o planejamento de ações de desenvolvimento de talentos. Ela encontra potenciais líderes que realmente farão a diferença, como também aponta os líderes com maiores GAPs e que precisam de ajuda.
Com essas dicas, você já pode começar a implementar discussões em sua empresa com o auxílio da ferramenta Nine Box.
PLANO DE DESENVOLVIMENTO INDIVIDUAL O QUE É
O PDI é um Plano de Desenvolvimento Individual. É uma metodologia utilizada em organizações com o objetivo de definir, desenvolver e acompanhar as competências de seus colaboradores.
Como a própria sigla mostra, o PDI não passa de um planejamento individual com claros objetivos, que devem ser cumpridos a curto, médio e longo prazo.
Como são criados prazos e metas, além de oferecer uma jornada de desenvolvimento, se transformou numa peça essencial para sistematizar o progresso do colaborador.
O PDI se aplica tanto a colaboradores, como futuros líderes, gestores e especialistas das empresas.
É um fator de muita relevância na evolução individual de cada colaborador, servindo de guia prático para desenvolver competências e habilidades.
Quais são seus benefícios?
- Identificar pontos fortes e fracos
- Estabelecer um plano de ação
- Desenvolvimento profissional
- Estimular o engajamento e motivação dos colaboradores
- Aumento da produtividade
- Retenção de talentos
RESUMO
A matriz NINE BOX é uma ferramenta muito útil para a gestão de todos os colaboradores de uma organização. Como tal, ela pode ser usada na gestão de desempenho, gestão de talentos e no planejamento sucessório.
PERGUNTAS FREQUENTES
O que é a matriz NINE BOX (9 BOX)?
A matriz NINE BOX é uma ferramenta de gestão de talentos bastante conhecida, na qual os colaboradores são divididos em nove grupos, de acordo com seu desempenho e potencial.
Como criar uma matriz NINE BOX (9 BOX)?
A criação de uma matriz NINE BOX é feita através de 3 passos: avaliação do desempenho, avaliação do potencial, e combinação de desempenho e potencial.
Por que usar a Matriz Nine Box (9 BOX)?
A Nine Box é uma ferramenta facilitadora na gestão dos colaboradores, proporcionando uma imagem clara do rendimento de cada indivíduo para um plano de ação individual.
Tendo este relatório em mãos, é possível desenvolver as competências mais fracas de cada colaborador e tonificar as que já estão fortes. Criando equipes altamente qualificadas em sua empresa.
Além disso, com a Nine Box é possível mensurar quem está se destacando, para que haja um planejamento de promoções e gerenciamento de talentos internos a fim de manter seus melhores colaboradores na sua equipe e não deixar a concorrência os levar.
Como se pode usar a matriz NINE BOX (9 BOX)?
A matriz NINE BOX pode ser usada, por exemplo como base para a gestão de talentos (ou seja, decisões de investimento de talentos) e planejamento sucessório.
Quais são os benefícios da Matriz NINE BOX (9 BOX)?
Agora que você entendeu o que é e como aplicar a ferramenta, é o momento de entender seus benefícios e vantagens para o negócio e para os funcionários. Confira os principais:
- Esta ferramenta se constitui em um ótimo suporte para debates efetivos acerca de gestão de pessoas e talentos nas organizações;
- A Matriz revela aos Recursos Humanos e aos os gestores os colaboradores que precisam ser desenvolvidos e os que estão prontos a suceder;
- Simplifica e coloca em uma forma visual o potencial e desempenho dos colaboradores;
- Outro benefício é que essa técnica é simples de ser aplicada, dá resultado a curto prazo e tem um baixo custo, já que precisa apenas do tempo dos gestores.
- Ao usar a Nine Box é possível direcionar os colaboradores de modo mais eficaz, gerando feedbacks que os impulsionem à melhoria. Desse modo, os profissionais podem progredir de maneira consciente, entendendo onde devem chegar e como chegar lá. Nesse sentido, o uso da ferramenta não é eficaz apenas para a empresa, mas para os próprios colaboradores. Eles passam a ter mais chances de desenvolver novas competências técnicas e comportamentais, bem como crescer dentro da organização.
- Análise com base em informações reais. O método de avaliação Nine Box pode ser facilmente cruzado com outras ferramentas de análise de desempenho, como a análise em 360 graus. Isso permite que a avaliação seja feita com base em informações reais, claras e objetivas dos funcionários.
- Uso para reconhecimento e premiações. Ao aplicar a ferramenta, é possível ter uma base sistêmica para reconhecer e recompensar os profissionais, de acordo com sua posição na matriz Nine Box. Diferentemente dos modelos tradicionais de avaliação, esse método é muito mais simples e visual. Até o funcionário que entende pouco de gestão de pessoas pode compreender com facilidade sua colocação na matriz, depois avaliar se mereceu ou não ser reconhecido e recompensando pela empresa. Logo, também é importante ferramenta motivacional.
- Maior retenção de talentos na empresa.
- Finalmente, é preciso lembrar da sua importância para a retenção de talentos na empresa. Manter os melhores no quadro de trabalho não é uma tarefa fácil, então é preciso direcionar as ações de retenção para aqueles que realmente merecem.
A Nine Box permite identificar os melhores profissionais da empresa e, então, incluí-los em uma sólida estratégia de retenção. Desse modo, somente os melhores permanecerão!
Portanto, não deixe de experimentar essa técnica para melhorar a gestão de talentos e otimizar os resultados da sua empresa. Se fizer isso, conseguirá manter as “joias” profissionais e engajar um crescimento consciente. Assim, toda a empresa — nos seus diversos níveis e áreas — será beneficiada, poderá crescer e se destacar no mercado.
Como definir o potencial do colaborador, que é algo tão subjetivo?
A forma de resolver esse problema é utilizar um método de Avaliação de Desempenho acoplado à Matriz Nine Box para avaliar o desempenho e as competências dos colaboradores.
Quando este perfil está alinhado com as competências do profissional, a realização das funções e o desenvolvimento da carreira ocorrem de forma natural.
É importante alguém com experiência para colocar a 9 Box em prática, muitas vezes a Analista de RH ou o Gestor de Equipe.
Essa pessoa será encarregada de apresentar a ferramenta a toda a equipe, até que todos tenham entendido o seu propósito e funcionamento.
O começo sempre será um pouco turbulento, afinal novidades sempre geram desconfiança e insegurança entre os colaboradores.
Decida previamente qual modelo de competência de liderança e quais critérios serão utilizados na avaliação.
Para o planejamento de sucessão, o foco deverá ser nas caixas de canto superior direito (maior desempenho e potencial), este é o seu pool de alto potencial.
A precisão da avaliação do desempenho e do potencial melhora com múltiplos pontos de informação. O gestor muitas vezes têm pontos cegos com seus próprios funcionários, e não sabem como eles são percebidos por outras pessoas.
Estas discussões podem ajudar a encontrar líderes potenciais não observados antes.
Existe uma regra importante de se usar para qualquer reunião de gerenciamento de talentos e discussão:
“Todos nós, como uma equipe, somos coletivamente responsáveis pela construção de uma organização mais forte. Precisamos ser francos, ouvir uns aos outros e ajudar a desenvolver os empregados uns dos outros.”
Em uma organização funcional ou segmentada, o desenvolvimento de talentos é muitas vezes uma das poucas coisas que uma equipe de gerenciamento pode realmente trabalhar em conjunto.
A matriz NINE BOX servirá como uma avaliação de necessidades para ações de desenvolvimento que precisam ser tomadas.
Identificando os potenciais líderes que realmente farão a diferença, como também identificando os líderes com maiores GAPs, que precisam de ajuda.
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