People Analytics é a prática de usar dados relacionadas aos colaboradores de uma organização e realizar consequentes análises com o objetivo final de tomar decisões baseadas em evidências no sentido de melhorar o desempenho, a produtividade e a satisfação no trabalho. Mas, como eu faço para implantar People Analytics na minha empresa? Neste artigo apresentamos um passo a passo especialmente para profissionais de RH aprenderem como ingressar nessa prática moderna que vem inserindo Recursos Humanos definitivamente na mesa da Diretoria.

É muito difícil iniciar com People Analytics em uma organização de uma forma muito rápida, especialmente quando ela não está habituada com uma mentalidade baseada em fatos no RH. Quando você começar é importante seguir uma abordagem passo a passo. A questão que irei responder neste artigo é: Quais são os temas mais importantes para você quando inicia a implantação de People Analytics na sua empresa? E quais são as suas maiores prioridades?

Vamos lá! As maiores prioridades se dividem em cinco grupos:

1. Gerenciamento de Dados
2. Sistemas / Reporte / Dashboards
3. Análise Piloto
4. Construção de Competências
5. Privacidade de Dados
6. Conclusão

Neste artigo, irei discutir estes grupos e apresentarei algumas melhores práticas.

Gerenciamento de Dados (Analytics)

Antes que você inicie com People Analytics – efetivamente antes que você inicie qualquer tipo de atividade de analytics – você tem que ter resolvido o seu gerenciamento de dados. Estes são os princípios que devem te nortear nesse aspecto:

1. O gerenciamento de dados é a prática de reunir dados e assegurar que sejam uniformes, precisos, consistentes e completos. Para garantir isto é importante construir um programa de governança dos dados (se ele ainda não existe) para definir uma política que estabeleça quem é responsável pelos vários elementos dos dados. Isto inclui a acuracidade, acessibilidade, consistência e completude dos dados.
2. É importante alinhar as suas definições sobre dados. Diferentes stakeholders como TI, Finanças e RH estão envolvidos em analytics. É muito importante alinhar com a sua área de TI porque eles têm a responsabilidade de implantar estas definições nos sistemas de RH.
3. Facilite a sua organização em Recursos Humanos estipulando metas e KPIs e ajude-os a medir estes KPIs. Como? A melhor forma que encontrei foi assegurar que três ou quatro processos chave do RH (como recrutamento, absenteísmo e / ou turnover) sejam completamente baseados em fatos e evidências. Os seus KPIs deveriam focar nestas áreas.

Uma vez que seus dados sejam agora (muito mais) completos e precisos estando todos uniformes, você está pronto para servir o seu negócio com fatos e dados interessantes para o fornecimento de insights através de reportes e dashboards de RH. Isto não significa que estes processos sejam sequenciais – falarei mais a respeito disso mais à frente.

A leitura continua abaixo

Sistemas / Reporte / Dashboards para People Analytics

Quando os fundamentos do seu gerenciamento de dados estiverem resolvidos e você tiver tornado o gerenciamento dos processos mais importantes do RH baseado em fatos atribuindo KPIs a eles, é importante mostrar como o desempenho deles se relaciona com o negócio. A forma mais fácil de fazer isto é comprar ou construir um dashboard / sistema de de RH efetivo (automatizado).

1. Olhe ao redor em sua organização e pergunte-se: quais oportunidades de construção de dashboard temos no RH? Além disso, quais já estão sendo utilizadas dentro da empresa? Você pode aprender muito sobre dashboards observando seus departamentos de Marketing e Finanças.
2. Não hesite em olhar fora da sua organização. Existem muitas possibilidades de provedores externos que podem ajudá-lo na construção dos seus dashboards de RH. A desvantagem é o custo – então inicie falando com o seu departamento de TI. Eles podem te ajudar a construir o conector entre o seu sistema de RH e uma boa ferramenta de dashboard. Depois disto, você tem que escolher um sistema de visualização de dados adequado (veja o modelo de Gartner abaixo para algumas boas indicações).
3. Faça uma escolha sobre quem pode utilizar o seu dashboard do RH. Estes stakeholders deveriam ter a oportunidade de trabalhar com ele. É desejável deixá-los fazer cruzamento de dados para ver quais deles são os mais importantes para as suas próprias áreas de foco. Idealmente, você inicia com dados de dashboards básicos sobre FTE (full time equivalent – horas totais trabalhadas dividas pelo limite da jornada de trabalho), absenteísmo, recrutamento, treinamento, etc.. Entretanto, a longo prazo a melhor alternativa é migrar para soluções mais avançadas de dashboards onde você possa encontrar benchmarks com outras organizações e projeções de alguns processos chave de RH.
   

Depois disto é hora de fazer reportes / dashboards pró ativamente para o seu negócio. A era do reporte / dashboard reativo já era! A partir deste ponto em diante você será capaz de fornecer insights para o seu negócio a partir dos dados e KPIs de RH, a qualquer tempo, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Agora vamos falar sobre fazer analytics de fato.

Análise Piloto de People Analytics

É óbvio que não é necessário trabalhar somente nos fundamentos de People Analytics daqui um, dois ou três anos. Uma abordagem em paralelo aqui é muito mais eficiente e efetiva. Então: trabalhe nos seus fundamentos básicos, mas não hesite em começar com Analytics estratégica e preditiva.

1. Comece com uma questão de negócio que seja prioridade na empresa. Idealmente existem muitos dados e informações existentes em relação a esta questão. E não se esqueça de assegurar que exista um “patrocinador” do negócio dentro da empresa, que apoie esse trabalho de analytics (nota: um VP de RH também poderia ser um patrocinador!).
2. Assegure que você não está “sozinho”. É ótimo ter várias competências dentro da sua área de people analytics. Se isto não for possível, obtenha diferentes habilidades de outras áreas ou busque no mercado. Quais funções você precisa para analisar dados?
   1. Gerente de People Analytics (para liderar o projeto, disseminar people analytics, conectar-se com os stakeholders, realizar storytelling)
   2. Cientista de Dados (para construção de modelos e análises estatísticas)
   3. Especialista em TI (para reunir dados e desempenhar suas análise)
   4. Especialista de RH no assunto da análise (conhecimento especializado sobre os tópicos de interesse de analytics, por exemplo, absenteísmo, engajamento, efetividade de treinamento, etc.)
   5. Especialista do negócio (Gerente de negócios e Business Partner de RH para conhecimento sobre absenteísmo na prática, por exemplo)
3. Não se esqueça de pensar sobre usar alguma metodologia para formatar seu analytics como um projeto. Uma forma ágil de trabalho é recomendada. Use diferentes “sprints” de duas semanas onde você foca em alguma área específica. Certifique que o seu time de projeto esteja alinhado e possa discutir ao longo de todo o projeto (como na ilustração abaixo).

No final, você quer conectar a empresa, o negócio e os “stakeholders” gerando conclusões e recomendações baseadas nos resultados de suas análises. Esses stakeholders podem indicar algumas possíveis inconsistências, ou recomendações que melhorem seu aconselhamento final.

Construção de Competências

1. Comece com diferentes grupos alvo e priorize-os. Você quer começar construindo competências em seus business partners de RH? Alternativamente, você quer começar com os business partners do Centro de Excelência? Eu recomendo que você comece com os business partners de RH. Por que? Por que eles estão em contato com os seus clientes internos (o negócio) semanalmente e são efetivamente ajudados pelo uso de People Analytics como uma “ferramenta”;
2. Reúna os seus business partners de RH e faça uma breve introdução sobre People Analytics para eles. Faça uma pequena agenda incluindo os seguintes pontos: 1.Uma introdução detalhada sobre People Analytics | 2. Definições e aplicações de People Analytics | 3 Exemplos práticos de People Analytics em outras organizações | 4. O processo de People Analytics e o papel do Business Partner de RH | 5. Indicadores relevantes e valores de metas | 6. Brainstorm: desenvolvimento da comprovação dos conceitos baseado em questões estratégicas do negócio.
3. Uma terceira dica é pensar sobre colaboração com um parceiro externo. Eles podem elevar o nível de desenvolvimento do business partner de RH, por exemplo através do desenvolvimento de workshops com atores reais e jogos de desempenho de papéis (RPGs) para se tornar mais orientado a dados como companhia, ou fornecendo material prático para construir expertise interna em analytics.

Não se esqueça de desenvolver os seus grupos chave com uma fundação sólida. Algumas introduções e workshops não são suficientes. Se você quer desenvolver uma cultura baseada em evidências dentro do seu departamento de RH, você precisa estruturalmente desenvolver suas competências em analytics. Um exemplo seria o desenvolvimento contínuo necessário para desenvolver expertise em analytics nos seus business partners. Ensiná-los a se tornarem mais dirigidos por dados requer que você os desafie e os eduque continuamente e forneça a eles a matéria-prima necessária para se desenvolverem. e atingirem esta meta.

Privacidade de Dados

Privacidade é obviamente um tema quente dentro de cada organização. É muito importante ter isto em mente antes que você inicie com People Analytics.

1. Trabalhe em equipe com o seu departamento de privacidade de dados ou com o responsável pela privacidade (Departamento Jurídico ou Compliance) e peça para eles construírem uma estrutura de avaliação com as metas mais importantes relativas a privacidade dos dados;
2. É importante trabalhar dentro desta estrutura e com uma boa parceria com eles. Neste contexto, é também importante mantê-los sempre muito bem informados toda vez que você começar uma nova análise. Mostre a eles as variáveis que você quer analisar e peça que eles dêem sinal verde para os seus projetos.
3. Discuta os resultados das suas análises e deixe-os estabelecer o número mínimo de pessoas que você pode divulgar (para garantir anonimato). Quando isto for feito, você estará preparado para apresentar sua análise para a organização.

Conclusão

People Analytics é um tema quente e está acontecendo agora! É uma contribuição muito importante para as empresas. People Analytics pode gerar descobertas fundamentais para a estratégia da empresa e para o colaborador. É aconselhável começar por um bom plano de People Analytics de longo prazo. Não é crucial ter os fundamentos básicos em ordem antes de você começar. Comece o mais rápido que você puder usando a abordagem de trabalhar em paralelo, assim você poderá demonstrar o seu valor agregado rapidamente.