Existem diversos tipos de sistemas de RH com diferentes funcionalidades e benefícios. Em sua definição básica, um sistema de RH é uma ferramenta que permite que as informações de Recuros Humanos sejam armazenadas, processadas e reportadas.

Conteúdo

• Introdução
• O que é um Sistema de Gestão de Informação de Recursos Humanos ou Sistema de Gestão de Recursos Humanos
• Características e benefícios
• Como escolher um sistema de RH

Introdução ao Sistemas RH

De sistemas não automatizados, como planilhas e bancos de dados, a sistemas com elevado grau de automatização como as soluções de software de RH dedicadas, há muitas opções diferentes para você escolher e que atendem a todos os seus requisitos e orçamentos. Alguns dos benefícios desses sistemas são:

• Armazenamento e gerenciamento dos registros dos colaboradores
• Geração de uma variedade de tabelas e gráficos
• Permissão aos colaboradores de solicitação das suas próprias férias
• Elaboração de análises da necessidades de treinamento, desenvolvimento e gerenciamento de cursos
• Criação de procedimentos automatizados nos processos de recrutamento

Um dos problema em usar sistemas não automatizados é a impossibilidade de várias pessoas acessarem os dados e gerarem relatórios simultaneamente. Também há problemas em relação à proteção das informações confidenciais já que os dados devem ser acessíveis somente a determinados colaboradores. É por isso que muitas pessoas estão mudando para sistemas automatizados de RH, já que existem várias áreas de login (para uso tanto pela equipe de RH quanto por colaboradores individuais) com permissões associadas.

Por exemplo, dentro do Simply Personnel, um dos principais sistemas de RH, os módulos principais de Pessoal, Treinamento e Gerência de Recrutamento são projetados para serem acessados somente ​​pelos profissionais de RH, enquanto o Employee Self Service e seus módulos adicionais permitem que qualquer membro da equipe faça login e solicite férias, preencham planilhas de horas, veja suas escalas de serviço, dentre outras coisas.

Outra vantagem para sistemas automatizados, em particular softwares de RH baseados em servidores, é que os dados também são mantidos no próprio servidor da organização e, portanto, podem ser protegidos em linha com as políticas existentes do departamento de TI.

O que é um Sistema de Informação de Recursos Humanos ou Sistema de Gestão de Recursos Humanos?

Embora os termos HRIS e HRMS sejam frequentemente usados ​​indistintamente para se referir ao software de RH, eles às vezes tem significados diferentes.

Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS) significa um banco de dados de colaboradores usado para manutenção de registros e os Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HRMS) referem-se àqueles que podem realizar tarefas como treinamento, recrutamento e alocação de turnos.

Um sistema HRMS em geral apresentam diversos módulos onde diversos aspectos diferentes do RH sejam conduzidos. Por exemplo:

• Gestão de pessoas
• Geração de relatórios
• Autoatendimento do colaborador
• Treinamento
• Recrutamento
• Controle do tempo e presença
• Controle de horas e despesas

Uma vantagem de ter esse design é que os profissionais de RH podem escolher os módulos de que precisam, reduzindo seu custo e ao memo tempo dando a opção de crescimento e expansão do software junto com os requisitos dos negócios.

Características e benefícios dos sistemas RH

Embora muitas empresas tenham aderido aos sistemas de RH atuais, alguns locais de trabalho ainda gerenciam funções-chave de RH usando sistemas confusos e desconectados com contrapartes manuais e eletrônicas. Se você estiver usando post-its, planilhas e documentos em papel para organizar as informações dos colaboradores e comunicar os cronogramas, um sistema de RH pode ser de grande benefício para a sua organização.

Características dos sistemas de RH

Os sistemas de RH de hoje estão tornando possível selecionar e escolher os recursos de que você precisa. Para selecionar os melhores recursos, no entanto, é imperativo entender o que está disponível. A seguir estão os recursos que estão disponíveis na maioria dos sistemas de RH, mas as empresas podem ser capazes de selecionar e utilizar quantos recursos forem necessários:

A leitura continua abaixo:

Banco de dados de informações de RH

No centro de um sistema de RH está o banco de dados de informações dos colaboradores. Os sistemas de RH podem eliminar ou reduzir a necessidade de arquivos impressos dos colaboradores, mantendo todas as informações organizadas e de fácil acesso em um arquivo virtual.

Sistemas de folha de pagamento

Ter um sistema de RH permite que uma organização mantenha os dados dos colaboradores integrados aos dados da folha de pagamento, o que pode ser muito útil quando se trata de fazer alterações no pagamento, agendamento e controle das horas do colaborador.

Autoatendimento para os colaboradores

Muitas empresas consideram o autoatendimento para os colaboradores um recurso inestimável dos sistemas de RH. O autoatendimento para os colaboradores pode permitir que eles vejam e façam alterações em suas informações, enviem solicitações de folga, se comuniquem com colegas e profissionais de RH e vejam suas informações de programação. Os portais de autoatendimento costumam ser acessíveis por meio de qualquer dispositivo móvel, aumentando a conveniência e a oportunidade para colaboradores e gerentes.

Avaliações de desempenho nos sistemas RH

As avaliações de desempenho em papel podem ser um incômodo e são um tanto limitadas em escopo e eficácia. Quando o gerenciamento de desempenho é feito por meio de um sistema de RH, as informações de desempenho são coletadas continuamente. Os gerentes podem acessar essas informações diretamente do sistema, sem ter que vasculhar a papelada e até mesmo preencher formulários de avaliação diretamente no sistema.

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Administração de benefícios

A gestão de benefícios pode ser muitas vezes confusa. Você pode evitar confusão e perda de tempo investindo em um sistema de RH que oferece a administração de benefícios. Esse recurso orienta os colaboradores durante o processo de inscrição, simplificando as etapas e explicando aspectos das políticas que podem não estar claros. Os recursos de administração de benefícios geralmente tornam muito simples para os colaboradores fazerem alterações quando ocorrem mudanças em suas vidas.

Recrutamento e integração num sistema RH

O recrutamento e a integração são partes integrantes do gerenciamento de recursos humanos, mas podem consumir muito tempo. Os sistemas de RH permitem que você publique anúncios de empregos nas redes sociais e nos sites da empresa, simplifique o processo de inscrição, filtre os candidatos por qualificações e até mesmo transfira informações para os arquivos dos futuros colaboradores quando as decisões de contratação são tomadas.

Benefícios dos sistemas RH

Realizar uma revisão completa dos sistemas de RH existentes pode ser uma boa jogada se seus processos ainda forem feitos manualmente por meio de uma combinação de sistemas manuais e eletrônicos. Quando você muda para um sistema que conecta todas as funções principais de RH e as torna acessíveis em um só lugar, você também economiza horas de trabalho. Pode valer a pena gastar algum tempo e dinheiro para mudar para um sistema simplificado estando em um caso como este.

Se você possui sistemas que estão funcionando bem, você ainda pode se beneficiar dos recursos individuais listados abaixo:

Banco de dados eletrônico de colaboradores

O armazenamento eletrônico de informações melhora a eficiência no registro e na sua localização. Isso pode ser um benefício substancial para empresas que perdem ou colocam informações incorretamente em grandes arquivos. Os dados eletrônicos também podem ser analisados ​​para fins estratégicos e mais protegidos contra violações.

Sistema automatizado de folha de pagamento

Um sistema de folha de pagamento eletrônico pode evitar que a empresa tenha o trabalho de terceirizar essa tarefa e dar a ela mais controle sobre as informações. No mínimo, faz sentido vincular os recursos internos da folha de pagamento diretamente às informações do colaborador e ao software de rastreamento de tempo / presença. Isso reduz bastante o risco de erros de cálculo e torna o dia dos pagamentos mais fácil.

Portais de autoatendimento

Os portais de autoatendimento agilizam os processos de comunicação e aprovação, economizando tempo dos profissionais de RH e reduzindo a probabilidade de erros ou lacunas de comunicação. Quando você permite que os colaboradores acessem e tenham algum grau de controle sobre suas próprias informações, isso pode aumentar a sensação de empoderamento e engajamento. Se os recursos de agendamento forem incluídos como parte do autoatendimento, isso pode ser fundamental para corrigir e evitar muitos tipos diferentes de problemas e conflitos de agenda.

Gerenciamento de desempenho nos sistemas RH

Os recursos de gerenciamento de desempenho capturam informações de desempenho continuamente e resumem essas informações. Esses recursos permitem que os gerentes obtenham uma imagem mais completa dos pontos fortes e lacunas de habilidades de cada funcionário. A gerência pode então usar essas informações estrategicamente para preparar o treinamento e fornecer feedback regular de acordo. Eles também podem usá-lo para revisões anuais e aumentos salariais.

Gerenciamento de benefícios

Permitir que os funcionários gerenciem seus próprios benefícios usando um sistema de RH pode economizar horas de trabalho valiosas e aumentar a compreensão dos colaboradores sobre seus próprios benefícios e opções. Automatizar inscrição e gerenciamento de benefícios também pode reduzir a probabilidade de violações de não conformidade, o que pode economizar dinheiro em penalidades e preservar a reputação da empresa.

Sistemas de recrutamento

Os sistemas de RH podem gerar grande economia de tempo para as empresas e garantir que os melhores candidatos sejam contratados. Ao acessar um grupo maior de candidatos e permitir que os melhores talentos se inscrevam com facilidade, os sistemas de RH podem elevar imediatamente os padrões de contratação. Conectar sistemas de recrutamento ao banco de dados de colaboradores pode até mesmo simplificar a conversão de informações de aplicativos em um arquivo de colaboradores, uma vez que as decisões de contratação tenham sido tomadas.

Como os sistemas de RH podem beneficiar sua empresa?

Para empresas que operaram com sucesso sem software de RH, obter e implementar o software pode parecer um fardo desnecessário. Na realidade, todas as empresas podem se beneficiar com o software de RH. A seguir estão algumas maneiras pelas quais os sistemas de software de RH podem ajudar sua empresa – mesmo que tudo pareça estar funcionando bem sem eles.

Libera tempo para os aspectos humanos de RH

Com o rastreamento manual e a documentação, a maioria das horas de trabalho de RH é gasta inserindo e atualizando as informações pessoais dos colaboradores, trabalhando com tempo e presença, emitindo análises, pesquisando e relatando de acordo com os requisitos de conformidade e realizando outras tarefas repetitivas. O software de RH automatiza muitas tarefas rotineiras de RH. Isso libera horas pra área de Recursos Humanos, permitindo que os profissionais se concentrem nos elementos humanos do RH. Sem tantos fardos, mais tempo pode ser gasto resolvendo problemas importantes dos colaboradores, criando programas de incentivos e alcançando os profissionais de maneiras que melhorem a cultura da empresa.

Cria práticas de contratação mais rigorosas

Contratar os funcionários certos pode fazer toda a diferença para uma empresa. Ótimos funcionários faz aumentar seus resultados financeiros, e práticas rígidas de contratação podem eliminar os candidatos menos que estelares. A funcionalidade ATS pode ser usada para verificações de histórico, análise de currículo e triagem, todos os quais elevam os padrões de contratação. Todas as informações do candidato podem ser arquivadas e encontradas em um só lugar, para que as notas sobre referências, entrevistas e qualificações possam ser visualizadas e comparadas com facilidade.

Melhora a segurança de informações confidenciais

Violações de informações podem custar caro para uma empresa de várias maneiras. Os clientes e funcionários podem parar de acreditar na capacidade da empresa de proteger suas informações. Se isso acontece, eles geralmente começam a evitar de trabalhar com ou para a empresa. As empresas também terão que resolver quaisquer problemas que as violações causem e serem obrigadas a implementar novos sistemas de proteção contra violações futuras. Os sistemas de RH geralmente vêm com criptografia para proteger contra invasões externas e restrições de acesso a funções que protegem contra ameaças internas ao sistema de RH. Isso pode evitar violações e manter as informações ainda mais seguras do que os sistemas de organização manuais.

Fornece insights importantes

Análises e relatórios fornecem maneiras inteligentes de como usar os dados da empresa para tomar decisões importantes e futuras. Ao revisar as estatísticas de trabalho, informações de turn over e dados de contratação de meses e anos anteriores, sua empresa pode melhorar as operações de RH. Isso tornará sua empresa um local mais atraente para se trabalhar, economizará dinheiro e aumentará a eficiência.

Minimiza os riscos de compliance

Cumprir as leis pode preservar a credibilidade de uma empresa e evitar a cobrança de penalidades caras. O software de RH compila informações pertinentes aos regulamentos automaticamente e fornece insights sobre como arquivar os relatórios exigidos. A maioria dos softwares de RH é atualizada regularmente, para que os profissionais de RH possam se manter atualizados e gerenciar facilmente os requisitos de compliance.

Como escolher um sistema de RH

Um Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) é a espinha dorsal da sua tecnologia de RH porque centraliza todos os dados de RH. É por isso que você precisa selecioná-lo cuidadosamente com base no que sua organização precisa. Aqui está uma lista de verificação de requisitos de HRIS para ajudá-lo a encontrar o fornecedor certo.

Porque ter um HRIS (Sistema de Informação de Recursos Humanos)

Como falamos acima, um HRIS (Human Resources Information System) é um sistema de software que simplifica a gestão de processos e dados do RH. Ele integra e consolida várias funções, como registros de colaboradores, folgas, folha de pagamento e benefícios em um só lugar.

Vamos revisar e analisar mais uma vez porque investir em um HRIS eficaz proporciona à sua empresa muitos benefícios:

• Simplifica e melhora o acesso à informação em um único sistema.
• Produz relatórios úteis
• Economiza tempo em tarefas administrativas, eliminando a duplicidade de dados
• Garante a segurança dos dados
• Apoia os esforços de conformidade
• E aprimora as experiências dos colaboradores e candidatos

Tanto em organizações pequenas quanto em grandes, o RH é responsável por muitas responsabilidades críticas que envolvem documentar, armazenar e recuperar dados. Lidar com isso digitalmente usando um HRIS capaz gera um departamento de Recursos Humanos mais eficiente.

As seguintes circunstâncias podem ser indicadores de que é hora de considerar a implementação de um HRIS ou mudança para um novo sistema:

1. Sua força de trabalho está crescendo rapidamente.
2. Você sabe que há uma maneira melhor de lidar com a papelada.
3. Você deseja simplificar os processos e rastrear mais dados.
4. Você deseja capturar o panorama geral dos dados de seus funcionários.
5. Você precisa estar preparado para uma auditoria.

Escolhendo um HRIS

Escolher o HRIS certo é uma tarefa muito importante, depende dos requisitos e do orçamento específico da sua organização. Também é importante comparar várias opções antes de tomar uma decisão.

Tente seguir estas etapas durante o processo de seleção do HRIS:

• Conheça as necessidades da sua organização e seus planos de longo prazo.
• Reúna uma equipe de colaboradores de RH, profissionais de TI, gerentes, principais tomadores de decisão e outros para obter informações e obter perspectiva de como criar uma lista de verificação de requisitos do sistema de RH.
• Faça uma extensa pesquisa sobre fornecedores de software de RH respeitáveis ​​que oferecem produtos com os recursos que você precisa e que esteja dentro do seu orçamento.
• Solicite avaliações gratuitas e demonstrações ao vivo de fornecedores. Use esta oportunidade para avaliar o serviço ao cliente.
• Faça uma escolha criteriosa e, em seguida, reavalie-a após a implementação.

Lista dos principais requisitos e recursos de um HRIS

O que um HRIS deve ter? Depende do que sua organização precisa para atingir seus objetivos. A lista de verificação a seguir não é exaustiva e algumas das funções podem se sobrepor, mas inclui requisitos e componentes comuns a serem considerados. É possível que você não precise de tudo isso, mas você pode usar a lista de verificação para criar um modelo de requisitos de HRIS personalizado.

As seguintes especificações de requisitos do sistema de RH são divididas em sete considerações técnicas (com recursos de exemplo para cada módulo) e cinco elementos recomendados:

Considerações técnicas

Gerenciamento das informações dos colaboradores

Seu HRIS abrigará registros dos colaboradores incluindo informações necessárias para tomadas de decisões pelo RH e como forma de apoiar os profissionais. Você também pode usá-lo para fins de rastreamento e relatórios.

• Informação pessoal
• Histórico de trabalho
• Ações disciplinares
• Acompanhamento do número de colaboradores
• Inventário de habilidades

Folha de pagamento e gestão financeira

Garantir que sua força de trabalho receba seus salários corretamente e que todos os registros financeiros precisamente sejam mantidos são funções cruciais de um HRIS. Em outras palavras, você precisa ter recursos (features) de gestão financeira e de folha de pagamento em sua lista de verificação de requisitos ao analisar um HRIS.

• Folha de pagamento (se a folha de pagamento não estiver incluída ou caso queira continuar usando sua solução de folha de pagamento existente, certifique-se de que ela se integre ao HRIS)
• Cálculo de horas extras
• Deduções automáticas
• Administração de salários e histórico
• Comissões e bônus
• Informações bancárias e fiscais
• Gestão de incentivos

Gerenciamento de benefícios

Um HRIS deve governar a administração dos benefícios. Isso inclui o gerenciamento de alterações de informações pessoais, opções de inscrição e alterações de status ao longo do ciclo de vida dos benefícios.

• Seguros
• Licença e férias remuneradas
• Despesas de viagem
• Planos de aposentadoria
• Programas de bem-estar dos funcionários

Compliance

Compliance (conformidade) é um requisito dos HRIS que pode ser duplo. Em primeiro lugar, deve apoiar o compliance com as leis e regulamentos trabalhistas locais e nacionais. Além disso, seu HRIS deve atender aos requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para lidar com os dados dos colaboradores.

Um HRIS pode ser projetado para enviar alertas lembrando das datas de vencimento e quando ações devem ser tomadas para cumprir quaisquer alterações de regulamentação.

• Folha de pagamento / conformidade fiscal e relatórios
• Isonomia de direitos do colaborador
• Normas ISO
• LGPD
• Acompanhamento / gerenciamento de conformidade específico da empresa

Treinamento e desenvolvimento

Um HRIS pode centralizar seus programas de treinamento, aprendizado e desenvolvimento dos colaboradores. Isso é especialmente útil para empresas que exigem licenças e certificações. Você também pode usá-lo para executar relatórios para inventários de habilidades e planejamento de sucessão (caso queira conhecer a Matriz Nine Box, utilizada no planejamento sucessório, leia nossso post aqui).

• Inscrição
• Certificação / conclusão do treinamento
• Orçamento / custos

Se quiser entender como medir a eficácia do seu programa de treinamento e desenvolvimento, leia nosso outro post aqui.

Gerenciamento de tempo e presença

Todas as questões relacionadas ao tempo podem ser tratadas por um HRIS e integradas ao software de administração de folha de pagamento e benefícios. Ele oferece a funcionalidade de rastreamento de presença e agendamento / aprovação de folgas para coordenar com as necessidades de pessoal em toda a organização e melhorar as operações.

• Gerenciamento do relógio de ponto
• Acompanhamento de presença
• Identificação biométrica
• Gerenciamento de férias remuneradas
• Calendário de feriados
• Licenças pagas e não pagas
• Gerenciamento de horas extras
• Comparação de horas trabalhadas programadas x reais

Recursos de recrutamento e integração

O uso de um HRIS deve atualizar todo o seu processo de contratação. Ele simplifica várias tarefas, desde a publicação de uma oportunidade de trabalho em vários sites e plataformas de mídia social até a estruturação da integração para acelerar a papelada e as apresentações. Essa automação também pode garantir que os novos colaboradores não comecem a trabalhar até que todos os documentos necessários sejam concluídos.

Recrutamento

• Ofertas de trabalho
• Integração de mídias sociais
• Aplicativos on-line
• Sistema de rastreamento de candidatos (ou integração)
• Resposta automática
• Pré-seleção de candidatos
• Cartas de oferta de emprego

Integração

• Preparação pré-emprego
• Preenchimento de registros dos colaboradores sem papel com assinatura eletrônica
• Instrução sobre informações essenciais
• Apresentação da empresa e do pessoal chave
• Conformidade legal

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Elementos recomendados

Depois de conseguir reduzir sua seleção de colaboradore para somente alguns mais interessantes para sua empresa, considere os seguintes elementos de funcionalidade em seu processo de seleção de fornecedores:

Recursos de integração

Os recursos de integração num HRIS significam que há uma conexão perfeita entre cada processo de RH e até mesmo outros sistemas dentro de sua organização. Os dados são sempre sincronizados e mostrados em tempo real, eliminando a demorada entrada dupla de informações. Por exemplo, se você alterar o salário de um colaborador no sistema de folha de pagamento, ela será atualizada automaticamente em todos os outros registros aplicáveis.

Você tem acesso fácil a dados consistentes e relatórios eficientes. Além disso, é prudente ter um HRIS que contenha recursos de integração para acomodar novos sistemas no futuro.

Autoatendimento do colaborador

Idealmente, um HRIS fornecerá aos colaboradores uma opção de autoatendimento para revisar os recursos de toda a empresa e suas próprias informações. Os supervisores também devem ser capazes de recuperar dados relevantes para gerenciar seus colaboradores. Economiza muito tempo da área de Recursos Humanos quando os colaboradores conseguem usar o portal de autoatendimento para solicitar folga, se inscrever em benefícios e atualizar seus registros pessoais, por exemplo.

Como a maioria dos colaboradores está acostumada com o mundo digital, eles preferem concluir as transações por conta própria e ter acesso imediato ao material de que precisam e às respostas às suas dúvidas. Tenha em mente que seus colaboradores apreciarão interfaces claras e fáceis de usar.

Importação e exportação de dados

Ter os meios para importar e exportar dados de um sistema para outro oferece maior eficiência. Se você puder preencher seu novo HRIS extraindo o máximo possível de dados atuais de outras fontes, será muito menos tedioso do que a entrada manual.

Com mudanças constantes na tecnologia e na força de trabalho, é provável que uma mudança para outro HRIS não esteja muito longe. A capacidade de exportação de dados tornará essa transição muito mais suave.

Segurança de dados

Os empregadores recebem grande parte dos dados altamente sensíveis e confidenciais dos seus colaboradores. Seu HRIS armazenará detalhes pessoais, como informações bancárias e números de identificação pessoal. As violações de dados podem ser prejudiciais para os envolvidos. Como tal, você deve ter certeza de que seu HRIS tem a segurança necessária para fornecer proteção contra ameaças internas e externas.

Deve ser sofisticado o suficiente para não apenas bloquear hackers, mas também garantir que cada usuário tenha permissão apenas para visualizar ou alterar as informações às quais tem direito. É por isso que um sistema que permita diferentes níveis de acesso é essencial.

Preste muita atenção ao que os fornecedores de HRIS oferecem para proteção e como seus clientes avaliam a qualidade de segurança do software. Começando com a fase de implementação, a segurança cibernética deve ser uma prioridade. Em seguida, continue com medidas e precauções rigorosas de segurança para manter os dados dos seus colaboradores seguros.

Localizado na nuvem

A nuvem, também conhecida como Software as a Service (SaaS), é uma rede de servidores que armazenam dados, executam aplicativos e fornecem serviços online. Um HRIS pode ser baseado em nuvem com uma assinatura ou gerado a partir de um hardware local como um software de RH.

Como um HRIS baseado em nuvem é totalmente online, certamente economiza espaço físico e custos indiretos em comparação com um sistema interno. Existem também outras vantagens, que incluem:

• Aplicativos inteligentes que oferecem uma experiência de usuário simples e personalizada.
• Escalabilidade para mudanças de circunstâncias e necessidades de negócios.
• Atualizações fáceis e acessíveis para tecnologias emergentes.
• Segurança de dados de última geração e recursos de privacidade.
• Atendimento ao cliente e suporte técnico incluídos na taxa de assinatura.

Resumo

Um HRIS fornece a tecnologia que o mundo empresarial de hoje exige para melhor apoiar o RH e toda a sua organização. O primeiro passo para selecionar com sucesso um HRIS é ter uma compreensão completa do que sua empresa e seu departamento de RH precisam. Em seguida, você pode trabalhar com a lista de verificação de requisitos HRIS para descobrir o melhor fornecedor.

Se você tiver dificuldades para entender os recursos técnicos, não hesite em consultar colegas de outros departamentos, como TI.

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