Bastante conhecida inicialmente quando o Google a utilizou ainda com somente 40 pessoas no final do século passado, OKR, abreviadura de Objectives and Key Results ou, no português, Objetivos e Resultados-Chave é uma metodologia de gestão bastante implementada por organizações no Vale do Silício. De modo resumido, associamos a uma fórmula que define metas sendo como “Eu vou” (Objectives = Objetivo) “medido por” (Key Results = Conjunto de Resultados-chave).

Faz tempo que planejar e executar estratégias corporativas são considerados grandes desafios nas empresas. No cenário atual de extrema competição no mercado, uma muito bem consolidada estratégia é essencial para a sobrevivência da empresa.

Mesmo assim, a grande maioria das organizações ainda ficam devendo nesse aspecto por entenderem que estratégia empresarial se resume a geração de resultados financeiros.

De acordo com o Sebrae, a ausência de gestão estratégica nas pequenas e médias empresas é uma das principais causas de falência.

No início das suas operações algumas empresas conseguem prosperar sem, no entanto, terem um modelo ortodoxo de metodologia de gestão. Isso se explicar pelo fato da estratégia estar bem delimitada nas mentes dos fundadores da empresa. Além disso, a comunicação interna bastante direta e a existência de um time bastante enxuto, propicia o alinhamento dos colaboradores com a estratégia e a cultura da empresa.

Analisando a área de Marketing especificamente, é fácil encontrar organizações sem capacidade de focar suas ações de marketing baseadas nos resultados que elas podem gerar e sem objetivos transparentes tendo condições para mensurar a eficácia da estratégia.

Nesse post exploraremos a relevância de um método de gestão efetiva, a explicação das ineficientes metodologias tradicionais, qual a função dos OKRs dentro de uma organização e como implementá-lo. Excelente leitura!

Conteúdo

A relevância de um modelo de gestão

Por que as metodologias atuais não funcionam

OKR: o que é e como implementar

No que a Metodologia OKR se diferencia

Acompanhamento e execução do OKR

Exemplos de OKR para Recursos Humanos

OKR: está na hora de você iniciar!

A relevância de um modelo de gestão

Na medida em que uma empresa cresce, novos desafios surgem para os líderes, especialmente em assuntos associados a comunicação e externalização da sua estratégia.

Um estudo desenvolvido pela Leadership IQ com 400 organizações mostrou que apenas 15% dos colaboradores acreditam que suas tarefas contribuem efetivamente no atingimento dos objetivos da empresa.

Objetivando o crescimento sustentável de uma empresa, é essencial que todos os colaboradores saibam responder algumas perguntas como:

• Quais são as prioridades da organização atualmente?
• Como estou colaborando para o atingimento dos objetivos da empresa?

Durante anos inúmeras metodologias foram utilizadas na tentativa de resolver esses pontos.

Nos anos 50, Peter Drucker, já dizia:

O que não se pode medir, não dá para gerenciar

Ele desenvolvia métodos como o APO (Administração por Objetivos) e outras teorias para se ter uma boa gestão e desempenho da empresa.

Um pouco mais recente, no final dos anos 80, os professores de Harvard, Robert Kaplan e David Norton, desenvolveram o BSC (Balanced Scorecard) – um sistema com o propósito de demonstrar de maneira transparente as metas da organização divididas dentro de 4 principais perspectivas: Financeiro, Clientes, Processo Internos e Aprendizado e Desenvolvimento.

Igualmente tivemos no Brasil estudiosos importantes no assunto, como Vicente Falconi desenvolvendo o conceito de gerenciamento pelas diretrizes.

Tendo cada teoria suas particularidades, o que todas possui em comum é a tentativa de trazer, de forma visual, as suas métricas objetivando monitorá-las no intuito de aumentar o desempenho da empresa.

Por que as metodologias atuais não funcionam

As metodologias tradicionais demonstraram eficiência durante um tempo e, mesmo atualmente, são bastante usadas em setores específicos do mercado.

Mesmo aparentando se tratar de soluções simples e eficientes, existe uma elevada complexidade na implementação dificultando seu sucesso. Essas metodologias é de difícil compreensão pelos colaboradores no que diz respeito as prioridades da empresa, já que demandam baixa flexibilidade em sua implementação e execução.

Além de dificultar o alinhamento, a falta de compreensão pode ser o principal motivo do desengajamento e ausência de produtividade na empresa resultando em objetivos não alcançados e na paralisação do crescimento da empresa.

Por exemplo, busque no Google imagens por “Balanced Scorecard”. Você observará imagens de mapas estratégicos como o apresentado abaixo, demonstrando de uma forma muito complexa os objetivos estratégicos da organização e como eles se desdobram nas áreas em curto, médio e longo prazo.

Para empresas que cresceram muito rapidamente, a evolução de processos e prioridades é tão intensa que se faz necessário ter metodologias feitas para empresas ágeis. Desenvolver planos estratégicos criando as métricas do ano é inviável visto a velocidade com que as condições do mercado mudam e a rápida evolução e compreensão do melhor caminho a se seguir.

Qual deve ser a ação para mudanças repentinas

Imagine que o mercado onde sua empresa atua seja submetida a uma importante mudança durante o ano e que sua empresa já tenha criado sua estratégia. Com base nas metodologias tradicionais, sua empresa teria duas opções:

1. Seguir até o final com esse plano, mesmo que não se obtenha bons resultados;
2. Ou alterar o plano, mas, atrapalhando bastante a mensuração do sucesso do desempenho anual.

Foi por isso que as empresas ágeis perceberam a necessidade de encontrarem uma forma menos rígida e mais simplificada de gestão estratégica. Essa nova metodologia deveria adicionar clareza nos objetivos da empresa, rapidamente para aprendizados contínuos, ser simples e transparente para a gestão da empresa e da equipe. Foi assim que se originou os OKRs.

OKR: o que é e como implementar

Na medida em que surgem no mundo todo cada vez mais startups e modelos inovadores de negócios, diferentes metodologias de gestão são desenvolvidos objetivando acompanhar o ritmo acelerado e dinâmico desse cenário.

Quem criou os Objectives and Key Results (OKR) foi o ex-CEO da Intel, Andrew S. Grove, mas, como falamos no início, eles se tornaram mais conhecidos quando, em 1999, um dos investidores do Google, John Doerr, apresentou a metodologia para os colaboradores da empresa em volta de uma mesa de ping pong. (quando o Google era ainda pequena e todos cabiam em torno de uma mesa).

O método ficou famoso por ter suportado o crescimento do Google – a empresa foi de 40 pessoas em 1999 para mais de 85 mil nos dias atuais – o que demonstrou poder ser utilizado tanto por pequenas como por grandes organizações.

De modo simplificado, Doerr estabeleceu a fórmula para definir metas sendo:

Ou seja, nos OKRs nós temos dois principais componentes:

• Objetivos (O): declaração resumida da direção desejada pela empresa. Um bom objetivo tem que fazer as pessoas imaginarem o quão impactante será alcançá-lo.
• Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo caso seja alcançado com sucesso.

O objetivo é qualitativo e os KRs (na maioria das vezes entre 2 e 5 para cada objetivo) são quantitativos.

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Enquanto os objetivos devem ser concisos, claros e aspiracionais para serem gravados na mente dos colaboradores, os key results são usados para indicar se o objetivo foi atingido até o final daquele período – geralmente trimestre para OKRs táticos e anual para OKRs estratégicos.

Eles são usados como uma ferramenta de gestão e comunicação muito eficaz, pois auxiliam na criação de foco e alinhamento do esforço de toda a equipe em torno de um objetivo desafiador.

Abaixo ilustramos exemplos de OKRs aplicados dentro da área de Recursos Humanos:

Podemos exemplificar um OKR também para programa de benefícios:

Objetivo: Criar um programa de benefícios eficaz
Resultados-chave:

1. Atingir 80% de uso do programa de benefícios pelos colaboradores
2. Manter o orçamento mensal de benefícios abaixo de R$ 1.300,00 por colaborador
3. Reduzir de 10% para 1% a motivação “programa de benefícios incompatível com o mercado” nas entrevistas de desligamento

No que a Metodologia OKR se diferencia

Uma das características mais importantes dos OKRs é por ser um modelo não ser sistemático e inflexível, como as metodologias de gestão tradicionais. Quando Andrew S. Grove criou o OKR ele não indicou práticas específicas e rigorosas sobre aquilo que deveria ser feito para sua eficaz implementação.

A maior parte das empresas simplesmente ajustam detalhes do metodo para sua realidade e seguem boas práticas e “cases” de sucesso de uma comunidade colaborativa cada vez e experiente com OKR.

Abaixo listamos algumas diferenças básicas entre OKR e as metodologias tradicionais:

• Seus objetivos são criados dentro de um prazo mais curto, sendo mais acessível passível de rápidos ajustes
• Os resultados-chave são analisados toda semana, possibilitando reações para se atingir a meta trimestral estabelecida. Mesmo sem sucesso, o aprendizado ocorrerá dentro do trimestre e não após um ano completo, como nas metodologias tradicionais.
• A simplicidade dos objetivos e resultados-chave geram um alto engajamento do time.
• Os OKRs reforçam a cultura baseada em dados dentro da organização. As decisões passam a ser apoiadas a partir da análise de dados. Muitas análises vão ganhando importância e tornando-se OKR no trimestre seguinte.
• O OKR é uma metodologia que prioriza a transparência facilitando os alinhamentos. Todos colaboradores possuem acesso aos OKRs. Além disso, os líderes deixam claro as prioridades da organização.
• Com o OKR não se mede os esforços das tarefas como nas metodologias tradicionais de gestão. Você mede o resultado. Somente entrega e suor não fará com que sua empresa conquiste seus objetivos.

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Exemplo prático: LinkedIn

O LinkedIn também faz uso de OKRs. Essa estrutura excepcional os ajudou a se tornar uma empresa de US$ 20 bilhões bem rapidamente.

O CEO do LinkedIn, Jeff Weiner, acredita que é responsabilidade de uma empresa fornecer orientações claras ao seu líder, porque os melhores destinos precisam de visão e missão claras.

De acordo com Weiner, um bom líder pode elevar toda a equipe usando coaching, fornecendo estratégia, definindo objetivos claros e resultados medidos. Ele acredita que OKRs é algo que deve ser alcançado em tempo limitado e motiva toda a equipe a traçar metas desafiadoras. Ele prefere que a quantidade de OKRs fique entre 3 a 5 por trimestre.

Para acompanhar o progresso dos OKRs, Weiner organiza uma reunião com os colaboradores uma vez por semana, que consiste em três horas, além de uma reunião que leva o dia inteiro.

A ideia dessas reuniões é manter-se atualizado sobre como todos os colaboradores estão trabalhando para os objetivos do negócio. Ele envolve seus colaboradores para compartilhar suas opiniões sobre as conquistas alcançadas na semana anterior, ajudá-los a manter o foco e continuar fazendo todo o bom trabalho do LinkedIn.

Acompanhamento e execução dos OKR

Essa é considerada a parte mais importante de todo o processo, pois de nada adianta você planejar e realizar várias análises se a execução não for bem feita. O acompanhamento dos objetivos é a melhor fonte de informação para saber se a execução está seguindo o planejado. E caso seja necessário, para tomar ações que mudem este cenário.

Como uma maneira de alinhar o time e para executar conforme o planejado, é importante mensurar os “key results” semanalmente e, desenvolver alguns processos e ferramentas que auxiliem o planejamento e comunicação dos OKRs.

Eventos

Para a boa execução do método, existem eventos alo longo do trimestre para planejamento, definição dos OKRs e apresentação dos resultados. Assim, a primeira etapa da sua execução é a definição dos OKRs estratégicos anuais pelo corpo executivo.

Após isso, temos os eventos que ocorrem trimestralmente. Com a definição dos OKRs estratégicos, as áreas definem quais são as suas prioridades no trimestre para facilitar o alcance dos objetivos da empresa.

Na sequência defini-se um cronograma de entregas e eventos de OKRs:

1. O primeiro evento ocorre quando o diretor define a visão da área para o trimestre.
2. O segundo evento é uma reunião com os líderes dos times deixando claro a visão e alinhamento de cada time.
3. Então as equipes começam a rascunhar os OKRs. Nesse momento todos podem perguntar e dar opiniões sobre como melhorá-las.
4. A próxima etapa é realizar os ajustes de acordo com os feedbacks recebidos deixando tudo pronto para o principal evento: a Apresentação de OKRs e Projetos.
5. Nesse último evento são exibidos, para toda a organização, os resultados do último trimestre, os OKRs do próximo e os projetos que farão a empresa atingir os resultados-chave. Essa etapa, além de ser a transição do trimestre, é muito importante para a comunicação clara da direção da empresa com todos os colaboradores sobre os resultados alcançados.

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Dashboard

Após a definição dos OKRs, é necessário definir um responsável pela medição semanal de cada KR. A realização da medição toda semana tem como objetivo reagir o quanto antes caso as coisas não estejam indo bem.

Por exemplo, se o KR é aumentar de 80% para 90% a taxa de aceitação nas propostas de trabalho e ele ficar em 80% durante repetidas semanas, é improvável que, no final do trimestre, seja atingido esse KR de 90%. Dessa forma, rapidamente percebemos que o KR não está evoluindo para a meta e alguma ação deve ser tomada.

Num dashboard inserimos o desempenho semanal de cada resultado-chave deixando transparente a todos os colaboradores o progresso da empresa. No dashboard, as abas mostrarão os OKRs de cada área com as definições de como é calculado, frequência de mensuração e comentários extras.

Além disso, para cada Resultado-chave, é calculado o seu progresso em comparação ao valor alvo e também ao QTD (“quarter-to-date“ – acumulado no trimestre), que é basicamente o cálculo de como o KR está em relação ao valor alvo projetado para aquela data considerando a hipótese da progressão ser linear.

Por exemplo, se o KR é matricular 10 colaboradores num novo curso e no meio do trimestre o valor acumulado é de 4, o progresso é 40% e o seu QTD é 100%.

Comunicação

O Dashboard fica plenamente disponível para todos colaboradores da organização, podendo ser acessado por exemplo, pelo Google Drive. No entanto, assim como vários documentos no seu próprio computador, ele pode ficar perdido no mundo do “Cloud Computing”, sendo pouco acessado pelos colaboradores e tendo pouca efetividade na comunicação, alinhamento e acompanhamento das metas da empresa.

Para garantir que os OKRs estejam no dia a dia de todos, é interessante a utlização de ferramentas de comunicação tanto online quanto offline, tais como:

• OKRs colados pelas paredes dos escritórios. Em todos os andares preferencialmente, de uma forma que seja atraente e fácil sua leitura.
• Relatórios semanais. Idealmente deve-se criar um recurso automático de disparo de e-mails com os OKRs do setor.

• Notificações no Slack (plataforma de comunicação empresarial). Permitir que todos colaboradores tenham acesso ao Dashboard digitando #okr, por exemplo, no Slack. Além disso, pode-se programar para que em determinado dia da semana, os responsáveis sejam lembrados de preencher os resultados da semana.

• Relatórios trimestrais. Antes do evento de apresentação dos OKRs do atual e do próximo trimestre, deve ser criado um “report” contendo os objetivos e resultados-chave, com comentários dos líderes de cada setor sobre o desempenho do seu time em cada OKR. Dessa forma fica evidente a transparência da estratégia corporativa para todos internamente preparando-os para o evento de início de trimestre.

Exemplos de OKR para Recursos Humanos

Objetivo: Melhorar o processo de Recrutamento e Seleção

• KR1: Diminuir em 7 dias o tempo médio para preencher uma vaga de emprego
• KR2: Posicionar 100% dos candidatos sobre o status do processo
• KR3: Elevar o E-NPS de processo seletivo para 75 pelo menos

Objetivo: Aumentar a produtividade dos colaboradores

• KR1: Reduzir em 20% o absenteísmo dos colaboradores
• KR2: 80% em média de conclusão em média para os KPIs / OKRs / MBOs (Management by Objectives) dos colaboradores
• KR3: Participação plena (100%) no check-in semanal de progresso da empresa.

Objetivo: Promover o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

• KR1: Garantir que 90% dos colaboradores cumpram a jornada regular de trabalho no trimestre
• KR2: Aumentar as iniciativas de responsabilidade social para uma vez por trimestre

Objetivo: Implementar com sucesso a metodologia OKR

• KR1: Participação no treinamento de implementação de OKR de todos (100%) dos colaboradores
• KR2: Conseguir 50% a mais de “feedback” positivo para os colaboradores após 3 meses de implementação
• KR3: Reduzir em uma semana o processo de treinamento OKR para novos colaboradores

Objetivo: Melhorar a competitivade salarial

• KR1: Fazer com que 70% dos colaboradores tenham salários iguais ou superiores aos da média do mercado de trabalho
• KR2: Ter níveis salariais claros para 70% dos colaboradores

OKR: está na hora de você iniciar!

O OKR surgiu para colaborar na gestão de maneira ágil e simplificada, sendo uma importante ferramenta de comunicação e alinhamento na organização.

Você deve perceber com o tempo que poucos (mas bons) objetivos acabam entregando uma mensagem mais clara para os colaboradores.

O importante é que fique claro:

• Quais são os objetivos
• Quais são os resultados que precisam ser alcançados
• Qual o andamento de cada um deles

Caso aconteça de ficar atrasado em algum objetivo, ajam rapidamente para resolver a situação e criar novas oportunidades para o atingimento da meta.

Como todo método ágil, você tem que estar pronto para falhar bastante! Porém, com muito esforço e constantes aperfeiçoamentos, os resultados e as rotas serão corrigidas cada vez mais rapidamente e os resultados começam a emergir!

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