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Um checklist para o onboarding de novos colaboradores é um roteiro para o processo de integração (ou “onboarding”), garantindo que nenhuma etapa seja ignorada na jornada para o sucesso do funcionário.

A contratação é apenas o primeiro passo para atrair e reter talentos. Um checklist de integração bem estruturado é essencial para garantir a retenção e aumentar a produtividade dos novos colaboradores. Como profissional de RH, seu papel é criar um processo de integração excepcional que atenda aos objetivos de retenção de talentos da sua organização.

Este guia oferece um processo de 5 etapas para criar checklists eficazes para novos colaboradores, além de vários modelos, como um checklist geral de integração e um checklist de treinamento de novos funcionários.

Conteúdo

O que é um checklist para o onboarding de novos colaboradores?

O que incluir em um checklist para novos colaboradores?

Por que implementar um checklist para novos colaboradores?

Riscos de uma má integração

Como criar um checklist eficaz para novos colaboradores

Conclusão

O que é um checklist para o onboarding de novos colaboradores?

Um checklist para novos colaboradores é uma lista estruturada de tarefas e documentos que profissionais de RH e gerentes usam para garantir uma integração eficiente dos funcionários recém contratados. Ele cobre atividades essenciais para ajudar o novo colaborador a se integrar à empresa, entender seu papel e cumprir as políticas necessárias.

O que incluir em um checklist para novos colaboradores?

Os componentes chave incluem:

1. Preenchimento de formulários de emprego como o contrato de trabalho.
2. Recepção dos novos colaboradores: criar kits de boas-vindas e apresentá-los aos canais de comunicação interna.
3. Introdução às políticas da empresa: fornecer acesso ao manual do funcionário e materiais de conformidade.
4. Configuração de tecnologia: garantir que o novo colaborador tenha acesso a softwares, e-mails e equipamentos.
5. Treinamento específico para o cargo: agendar sessões de treinamento e apresentar os sistemas relevantes.
6. Orientação e introdução à equipe: planejar reuniões com colegas e chefes de departamento.
7. Inscrição em benefícios: orientar na seleção de planos de saúde, aposentadoria e outros benefícios.

Um checklist bem estruturado facilita a integração, tornando o funcionário produtivo mais rapidamente.

Por que implementar um checklist abrangente?

Uma lista de verificação completa para novos colaboradores ajuda a criar um processo de integração estruturado, essencial em um ambiente onde 75% das organizações têm dificuldades para preencher as vagas abertas. Empresas híbridas ou remotas, em especial, precisam de uma integração sólida para que os novos colaboradores se sintam conectados e alinhados com os objetivos da organização.

Estatísticas importantes:

1. Até 20% da rotatividade de novos contratados ocorre nos primeiros 45 dias de trabalho, muitas vezes por causa de uma integração falha.
2. Empresas com processos padronizados de integração retêm 50% mais novos colaboradores e aumentam sua produtividade em 62%.
3. Uma experiência positiva de integração faz com que os funcionários se sintam 11 vezes mais propensos a prosperar no trabalho.
4. A integração em média dura 90 dias, mas pode levar até 12 meses para que os novos colaboradores atinjam seu potencial total.

Investir tempo e esforço na integração dos funcionários traz benefícios a longo prazo, ajudando a construir uma marca empregadora (employer branding) atraente e uma equipe produtiva.

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Riscos de uma má integração

Sem uma boa integração, novos funcionários podem se sentir perdidos ou desconectados da cultura da empresa, levando à insatisfação. Até 16% dos novos colaboradores podem deixar a empresa na primeira semana se não forem integrados corretamente. Além disso, uma experiência negativa de integração pode prejudicar a marca do empregador, com 72% dos colaboradores propensos a compartilhar experiências negativas online.

Também há riscos legais se novos contratados não forem informados sobre conformidade, regulamentos e expectativas, o que pode resultar em violações e passivos legais para a empresa. Além disso, a falta de um processo estruturado de integração pode atrasar a produtividade, impactando projetos e finanças da empresa.

Como criar um checklist eficaz para novos colaboradores

Aqui estão as principais etapas para desenvolver um checklist de integração eficaz:

1. Período pré-integração

O processo de integração começa no momento em que o candidato aceita a oferta de emprego. O período de pré-integração é uma ótima oportunidade para fazer o novo colaborador se sentir bem-vindo e preparado para o primeiro dia. As principais tarefas incluem:

• Enviar um e-mail de boas-vindas com informações sobre o primeiro dia.
• Compartilhar documentos essenciais, como o manual do funcionário e formulários de benefícios.
• Fornecer formulários pré-chegada, como detalhes para depósito.
• Apresentar o novo colaborador à equipe, virtualmente ou pessoalmente, antes de sua chegada.

Essa fase ajuda a reduzir a ansiedade do primeiro dia e garante um início tranquilo.

2. Primeiro dia

O primeiro dia é crucial para definir o tom da experiência do novo colaborador. O checklist deve garantir que o funcionário se sinta acolhido e comece a entender a cultura da empresa. Inclua os seguintes passos:

• Uma recepção personalizada e uma visita ao escritório (virtual ou presencial).
• Apresentação aos membros-chave da equipe e stakeholders.
• Compartilhar uma visão geral dos valores, missão e cultura da empresa.
• Garantir que eles tenham as ferramentas necessárias, como e-mail, senhas e acesso aos softwares.

O novo colaborador deve terminar o primeiro dia sentindo-se parte da equipe, mesmo que ainda tenha um longo processo de integração pela frente.

3. Primeira semana

Durante a primeira semana, o foco muda para ajudar o novo colaborador a entender seu papel e como ele se encaixa na equipe. As principais tarefas incluem:

• Organizar reuniões com membros da equipe e departamentos relevantes para construir relacionamentos.
• Fornecer uma descrição detalhada do cargo, com expectativas e metas.
• Iniciar o treinamento específico do cargo para familiarizar o colaborador com os sistemas e ferramentas que usará.
• Realizar uma reunião de feedback inicial para avaliar como ele está se ajustando.

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4. Primeiros 90 dias

Uma integração eficaz geralmente dura pelo menos 90 dias, permitindo que o novo colaborador se aclimate e se sinta totalmente integrado. Divida esse período em três fases:

• 30 dias: foco em entender o papel, cultura da empresa e ferramentas. Defina expectativas iniciais de desempenho.
• 60 dias: incentive a participação ativa em projetos e colabore com os colegas. Agende sessões de feedback regulares para monitorar o progresso.
• 90 dias: realize uma avaliação, discuta desafios e defina metas para a próxima fase. Verifique se o colaborador se sente confortável e tem os recursos para continuar crescendo.

Esse plano gradual ajuda o novo colaborador a se ajustar e obter o suporte necessário para o sucesso.

5. Primeiros 12 meses no onboarding de novos colaboradores

Embora o checklist de novos colaboradores geralmente cubra os primeiros 90 dias, o suporte contínuo é essencial durante o primeiro ano para garantir que o novo funcionário continue engajado e produtivo. Após a fase inicial de integração, check-ins regulares são importantes para solidificar a integração e garantir o sucesso contínuo no papel.

Conclusão

Um checklist para novos colaboradores cobre várias etapas e tarefas essenciais para integrar um funcionário à empresa de forma eficiente. Ele garante uma integração bem-sucedida, que não apenas acelera a produtividade, mas também influencia a decisão do funcionário de permanecer na empresa a longo prazo.