Aquisição de Talentos Dirigida por Dados

Conheça um processo de aquisição de Talentos dirigida por dados em 9 etapas.

1. Análise das Necessidades Organizacionais

Ferramenta: Matriz da Habilidades

2. Aprovação da Requisição de Cargo

3. Entrada da Vaga

Ferramenta: Análise de Cargo dentro do Processo de Aquisição de Talentos Dirigida por Dados

4. Métodos e Critérios de Seleção

Dados: Efetividade dos Métodos de Seleção

5. Busca e Atração no Processo de Aquisição de Talentos Dirigida por Dados

Métricas: Taxa de Preenchimento de Candidaturas, Efetividade dos Canais de Captação de Candidatos, Custo dos Canais de Captação

6. Processo de Seleção

Métrica: Taxa de Rendimento

7. Tomada de Decisão

Métrica: Taxa de Aceitação das Propostas

8. Onboarding

Métrica: Tempo para Produtividade, Custo para Atingir um Nível Ótimo de Produtividade

9. Avaliação

Métrica: Taxa de Turnover do Primeiro Mês, Taxa de Turnover do Primeiro Ano, Taxa de Renúncia do Primeiro Ano, Índice de Satisfação do Gestor Contratante.

Introdução ao Processo de Aquisição de Talentos Dirigida por Dados

Más contratações são sempre custosas. E com as empresas enfrentando desafios nunca antes imaginados não existe espaço para erros.

E então, como você pode vencer a guerra pelos melhores talentos e encontrar as pessoas certas que irão ajudar a sua organização a atingir as suas metas estratégicas?

Neste guia, iremos compartilhar o processo de aquisição de talentos em 9 passos, incluindo as ferramentas, dados e as métricas que você precisa para otimizá-lo para a sua organização.

Porque a aquisição de talentos é tanto uma arte quanto uma ciência (de dados).

Vamos começar!

Substituir uma má contratação custa 33% do respectivo salário anual. E não estamos nem incluindo os custos indiretos, tais como oportunidades e produtividade perdidas.

1. Análise das Necessidades Organizacionais

Veja abaixo como criar uma Matriz de Habilidades em 4 passos:

1: Defina as Habilidades Relevantes

Analise a equipe para a qual você está contratando. Faça uma lista das habilidades e competências necessárias para a equipe atingir as suas metas.

2: Avalie os membros da equipe em relação aos seus níveis de habilidade atuais

O segredo é fazer isto usando uma escala numérica de forma que os resultados fiquem fáceis de entender e de serem comparados. Por exemplo, você pode usar uma escala de 4 níveis de habilidade:

• Sem Habilidade
• Básico
• Intermediário
• Avançado

Você pode pedir aos membros da equipe para a qual você está contratando para avaliarem as suas próprias habilidades, mas nem sempre isso é confiável. Uma ferramenta de feedback 360 graus pode te proporcionar um entendimento melhor.

3: Determine os interesses dos membros da equipe nas tarefas

Se algum dos membros da equipe não está interessado em um trabalho no qual ele é bom, a sua matriz de habilidades deve mostrar que uma competência está presente na equipe.

Entretanto, se a pessoa não está disposta a realizar a tarefa, você fica em um beco sem saída. É por este motivo que é importante incluir interesse, o qual você pode medir como interessado (1) ou não-interessado (0).

4: Incorpore esta informação na sua matriz de habilidades

Você agora tem toda a informação que precisa para criar uma matriz de habilidades visualizando as lacunas de habilidades dentro da equipe.

Para templates de matrizes de habilidades e informações adicionais sobre o processo, visite o blog da Academia InovaRH.

2. Obtendo a aprovação na requisição da função

Este é o ponto de partida do Processo de Aquisição de Talentos Dirigido por Dados.

A requisição da função usualmente tem o formato de um documento contendo informação essencial sobre a função. Isto é então apresentado para aprovação para o gestor direto e o Diretor ou Vice-Presidente relevante.

Ela usualmente inclui, entre outras coisas:

• Porque a posição é necessária
• Se é uma posição nova ou já existente
• Gestor contratante
• Atividades da função
• Salário e orçamento

Use a requisição como uma fonte de dados.

O formulário de requisição da função é usualmente criado no seu sistema ATS ou no Sistema de Gestão de Recursos Humanos. Um importante benefício dos formulários de requisição digitais é que eles podem se constituir em excelentes entradas de dados. Isso colabora com o processo de tomada de decisão apoiado em dados (Analytics).

3. A Entrada da Vaga

Este é o passo mais importante em todo o Processo de Aquisição de Talentos Dirigido por Dados. Aqui você realiza uma análise da função para levantar todas as informações que precisa para fazer uma boa contratação.

Infelizmente, uma análise aprofundada leva tempo e isto pode atrasar o cronograma do recrutamento. Mas, aí vem a pergunta: vale a pena tomar uma decisão tão potencialmente cara sem a informação correta em função do tempo que você economiza pulando esse passo?

Ferramenta: A análise da função

“Sem dados, você é somente uma pessoa qualquer com uma opinião”.

Esta citação do W. Edwards Deming é uma das nossas favoritas na Academia InovaRH. Mas não é somente o caso de ter informação suficiente. Você precisa da informação correta. Então, o que uma análise de função deveria incluir?

• A descrição da função incluindo todas as habilidades necessárias, competências e atividades diárias para a função
• A especificação do perfil da pessoa, descrevendo as qualificações, habilidades, experiência e conhecimento, e quaisquer outros critérios de seleção que sejam relevantes para a sua organização. Busque garantir diferenciar entre requisitos mínimos e requisitos preferenciais. Usando essa informação, você pode criar uma persona para o candidato ideal
• A estrutura de competências listando as competências requeridas para a função. Isso ajuda a criar a especificação da pessoa e constitui a base para a avaliação de desempenho do novo contratado.

4. Métodos e Critérios de Seleção

Existem vários fatores que influenciam na determinação dos métodos e critérios de seleção. A entrada da vaga desempenha um papel importante na determinação do método de seleção.

A função também é um fator-chave. Um teste de habilidade mental geral (tal como um teste de QI), entrevistas estruturadas e testes de amostras de trabalho serão provavelmente suficientes para selecionar um contador júnior. Mas no caso da contratação de um CFO é necessária uma abordagem completamente diferente.

Qual é a efetividade dos métodos de seleção?

Isto tem sido um tema de estudo já há um longo tempo. Abaixo estão listados os 10  melhores métodos que são capazes de oferecer a melhor predição sobre o desempenho na função baseado em 85 anos de pesquisa:

• Testes de amostras do trabalho.
• Testes de Habilidade Mental Geral (exemplo, testes de QI).
• Entrevistas estruturadas de emprego.
• Avaliações por pares.
• Testes de conhecimento da função.
• Procedimentos de provas da função.
• Testes de Integridade.
• Entrevistas de emprego não estruturadas.
• Centros de Avaliação.
• Métricas de dados biográficos.

5. Procura e Atração

Agora você tem toda a informação que precisa e sabe quais métodos vai usar. Isso significa que chegou a hora da parte mais reconhecida e visível do Processo de Aquisição de Talentos Dirigido por Dados: a procura por candidatos.

Use a informação que você reuniu nos passos anteriores (e se disponível, os seus próprios dados históricos) para determinar qual mix de canais é o mais adequado para a vaga em aberto.

Medindo a efetividade dos canais.

O que funcionou no ano passado pode se mostrar não efetivo no atual e estar completamente diferente o mercado de trabalho. Evite investir recursos em uma abordagem que não funciona mais com as seguintes métricas:

Taxa de Preenchimento das Candidaturas

[Número de candidaturas finalizadas] / [Número total de candidaturas iniciadas]

Efetividade dos Canais de Fornecimento

[Número total de impressões do canal] / [Número de candidaturas do canal]

Custo do Canal de Fornecimento

[Gasto com anúncios por canal] / [Número de candidaturas bem-sucedidas por plataforma]

6. O Processo de Seleção

Uma vez que as pessoas interessadas começam a se candidatar, chegou a hora de começar a usar os métodos de seleção que você escolheu. Esta parte do processo de aquisição de talentos inclui pré-seleção e entrevistas tradicionais, mas também checagem de referências e outras.

Os candidatos certos estão ingressando no processo de seleção? Calcular a taxa de rendimento é uma forma simples de descobrir:

[Número de candidatos contratáveis resultando do estágio N] / [Número total de candidatos que ingressaram no estágio N]

7. Tomando a Decisão dentro do Processo de Aquisição de Talentos Dirigido por Dados

Se tudo tiver corrido conforme planejado, agora você está pronto para selecionar um excelente candidato e fazer uma oferta para ele. Considere o talento adquirido! Mas ainda não chegamos aonde termina o processo de aquisição de talentos.

Taxa de Aceitação de Propostas

Infelizmente, nem todas as propostas são aceitas, mesmo depois de alguma negociação. Você pode monitorar o seu desempenho nesta área com a métrica da taxa de aceitação de propostas. Uma baixa taxa de aceitação usualmente indica problemas com remuneração, as quais podem ser evitadas através da discussão antecipada do salário nas fases iniciais do processo de recrutamento.

[Número de Propostas Aceitas] / [Número Total de Propostas Realizadas]

Por exemplo, se 72 propostas são aceitas de um total de 278, a taxa de aceitação de ofertas seria igual a 72 / 278 = 0,26 = 26%.

8. Onboarding

O passo seguinte é o onboarding (integração) do novo contratado. Muito tem sido falado e escrito sobre o porque esse estágio é tão importante, então não iremos nos aprofundar nisto. O que iremos dizer é que um plano de 30-60-90 dias é uma ótima ferramenta para isso. Você pode criá-la a partir da entrada da vaga, e ela ajuda de duas maneiras. Em primeiro lugar, ela possibilita ao gestores contratantes expressarem claramente as suas expectativas. Em segundo lugar, ela possibilita aos candidatos saberem o que se espera deles, criando um processo estruturado de onboarding.

Tempo para Produtividade

Tempo para produtividade equivale a quanto tempo leva para que os novos contratados já estejam no ritmo da organização e completamente produtivos. É o tempo entre o primeiro dia de contratação e o ponto onde o funcionário contribui totalmente para a organização.

Custo para se chegar ao Nível Ótimo de Produtividade (NOP)

Este indicador mede o custo para se ter o funcionário entregando totalmente o que se espera dele. A métrica combina os custos de onboarding, custos de treinamento, custos de supervisão e colegas envolvidos no treinamento na função e qualquer outro custo envolvido em fazer com que o funcionário atinja a sua produtividade esperada.

Geralmente uma porcentagem do salário do funcionário também é incluída neste cálculo, até que ele atinja 100% do NPO. Isto, combinado com o custo de 33% do salário anual mencionado anteriormente, ressalta porquê um bom processo de aquisição de talentos é essencial.

9. Avaliação do Processo de Aquisição de Talentos Dirigido por Dados

Esta é uma ótima oportunidade de voltar a contatar o candidato. Pergunte se a função e a organização estão em linha com as expectativas que tinha. Se um desencontro ocorre estruturalmente, pode indicar um problema com comunicação. Ou que os gestores não estão completamente conscientes do que os recrutadores estão prometendo.

Mais métricas de Aquisição de Talentos

O processo de aquisição de talentos está finalizado, mas isto não significa que você deva parar de acompanhar os dados. Até mesmo depois que o seu novo contratado atinja o nível ótimo de produtividade existem alguns insights que podem ajudar a aprimorar o seu recrutamento.

Taxa de Turnover do 1º Mês

[Número de Funcionários que deixam a organização dentro do 1º mês] / [Número total de contratados]

Taxa de Turnover do 1º ano

[Número de Funcionários que saíram da organização dentro do 1º ano] / [Número total de contratados}

Taxa de Renúncia do 1º ano

[Número de Funcionários que saíram da organização dentro do 1º ano] / [Quadro de Pessoal (headcount)]

Índice de Satisfação do Gestor Contratante

[Número de contratados que tiveram bom desempenho] / [Número total de contratados]

Por favor observe que as taxas de turnover listadas aqui deveriam ser zero. Qualquer porcentagem alta indica um ajuste ruim entre o contratado e a organização.

Torne-se um Mestre na Aquisição de Talentos Dirigida por Dados.

As métricas são um ótimo ponto de partida, mas existe muito mais para se construir uma estratégia de aquisição de talentos preparada para o futuro. Uma forte marca de empregador, experiências de candidatos otimizadas, e funis de recrutamento dirigidos por dados são fundamentais para vencer a guerra por talentos.

Esses temas e outros mais são discutidos em profundidade em nossos novos cursos na área de Recrutamento e Seleção.